Списание бланков строгой отчетности производится с соблюдением норм постановления от 6 мая 2008 года под регистрационным № 359. Нормативный акт регулирует процедуру снятия с учета и последующего уничтожения унифицированных бланков, относящихся к категории документов строгого учета. Для этих форм документации предусмотрена необходимость систематизации сведений в Книге учета БСО. Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н вводит понятие Акта на списание БСО и приводит обязательную для бюджетных учреждений форму документа.
Как списать бланки строгой отчетности, когда и при каких условиях?
Формы строгой отчетности должны заполняться ответственными лицами разборчивым почерком и без помарок. Описка или ошибка в одном символе приводят к тому, что бланк будет испорчен. Дальнейшее использование его невозможно. В этом случае необходимо по диагонали перечеркнуть испорченный лист и изъять его.
Испорченный бланк строгой отчетности нельзя сразу уничтожать. Предварительно он должен быть списан. После окончания обязательного 5-летнего срока хранения документации строгой отчетности их разрешается ликвидировать. Хранение должно быть организовано в систематизированном порядке в опечатанных мешках.
Помочь в систематизации сведений о БСО может Книга учета бланков строгой отчетности. Она подлежит хранению на протяжении минимального5-летнего периода с момента, когда в ней была сделана последняя запись. К книге прикладываются корешки использованных ранее бланков, испорченные и устаревшие экземпляры документации. Как списать испорченный бланк строгой отчетности – для этого подходит алгоритм действий по списанию использованных документов.
Процедура по снятию с учета использованных, устаревших и испорченных бланков строгой отчетности предполагает прохождение нескольких этапов:
- Как списать БСО – сначала требуется издать приказ о проведении инвентаризации таких бланков, формируется комиссия (в ее составе должно быть не менее 3 человек из числа сотрудников компании).
- Проведение инвентаризационных мероприятий с составлением по их результатам инвентаризационной описи ИНВ-16. Данные, полученные в итоге инвентаризации по каждому виду бланков, сверяются со сведениями в Книге учета БСО. Они должны быть идентичными. При выявленном несоответствии заполняются сличительные ведомости. Ответственный работник дает пояснения касательно причин появления недостачи или излишков БСО. Назначается служебное расследование для идентификации виновных лиц, на которых в результате может быть наложено взыскание.
- Списание испорченных бланков строгой отчетности осуществляет специальная комиссия, ее состав утверждается приказом руководителя. По истечении месячного срока после окончания инвентаризации копии БСО и корешки, испорченные документы уничтожаются.
Как списать бланки строгой отчетности – устаревшие и испорченные, использованные формы документов списываются в бухгалтерском учете двумя проводками:
- Д20 (26) – К10;
- – К006.
Уничтожать бланки можно вручную (процедура осуществляется силами комиссии по списанию) или с применением специальной техники (шредеров). Не запрещено обращаться за помощью в ликвидации БСО к сторонним организациям на возмездной основе.
Акт на списание бланков строгой отчетности – образец
Все предприятия при списании бланков строгой отчетности должны составлять Акт списания. Для бюджетных учреждений его форма унифицирована и утверждена приказом № 52н. Частные предприятия могут разрабатывать свой образец документа или воспользоваться рекомендованной законодательством формой.
Акт списания бланков строгой отчетности должен содержать обязательные сведения о:
- названии предприятия с приведенными его реквизитами;
- материально ответственном человеке;
- составе комиссии и приказе, утвердившего его;
- списке БСО, подлежащих списанию и уничтожению;
- дате изготовления формуляра.
Каждый такой акт подписывается участниками процедуры. Акт списания БСО – образец представлен формой 0504816. В табличную часть документа обязательно надо вписывать серии и номера списываемых бланков. Информация, заносимая в него, утверждается руководителем организации.