Едва ли не самым ценным ресурсом в работе любого предприятия является рабочее время, за которое каждый работник получает соответствующую зарплату. Поэтому в организации должна присутствовать продуманная система учета рабочего времени, позволяющая устанавливать факт присутствия или отсутствия персонала на рабочем месте и определять степень его занятости своими функциональными обязанностями.
Относительно недавно единственным способом учета рабочего времени был табель, который заполнялся вручную. Такой метод достаточно трудоемок, не исключает ошибок и неточностей. Поэтому в настоящее время широкое распространение получили электронные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.
Такая система позволяет не только эффективно следить за работой персонала и его эффективностью, но выполнять и другие задачи:
- регистрировать занятость каждого работника в соответствии с внутренним распорядком предприятия;
- укреплять дисциплину среди работников;
- помогать в составлении статистики и отчетов;
- планировать работу сотрудников, помогать в составлении графиков;
- экономить финансы.
Кроме того, электронная система учета рабочего времени помогает руководству принимать рациональные управленческие решения относительно режима дня, вопросов кадровой расстановки и трудового распорядка.
Принципы работы и виды систем учета рабочего времени
Современная автоматическая система контроля учета рабочего времени основана на фиксации и последующем анализе заданных параметров, которые можно выбрать и установить. Это:
- временные протоколы;
- фиксация пространственных перемещений;
- быстрота доставки данных;
- сохранение всей информации в специальной базе.
Как правило, все такие системы рассчитаны на осуществление контроля над перемещением работников в заданном временном интервале. Системы учитывают, когда сотрудник пришел на работу, сколько находился на ней и когда ушел. Некоторые программы учитывают степень занятости персонала, это позволяет максимально эффективно использовать рабочее время.
Все системы учета помогают руководству компаний получить следующие данные:
- время прихода работников и ухода;
- виды дисциплинарных нарушений (прогулы, опоздания);
- возможные переработки.
Это позволяет создать общую картину в отношении всех подразделений и конкретных рабочих.
В зависимости от принципов работы и необходимых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько видов. Рассмотрим их подробнее.
Система контроля доступа и учета рабочего времени
Система контроля и управления доступом (СКУД) представляет собой программно-аппаратное обеспечение организации, которое позволит защитить предприятие от нежелательных вторжений, контролировать перемещение работников и вести учет визитеров. Такой способ мониторинга способен максимально автоматизировать уровень доступа и полностью исключить человеческий фактор при учете рабочего времени.
Система доступа и учета рабочего времени одновременно выполняет несколько задач.
- Интегрированная с камерами наблюдения, она способна круглосуточно фиксировать все передвижения на территории предприятия.
- Ограничивает передвижение работников и их доступ в определенные временные промежутки.
- Ведет учет рабочего времени сотрудников компании, а также учет посетителей.
- Специальное программное обеспечение позволяет составлять отчеты о рабочем времени.
- При взаимодействии с другими программами (например, 1С) может рассчитывать заработную плату или обновлять базу данных визитеров.
Данная система универсальна и подойдет, как для малых компаний, так и для крупных предприятий.
Биометрическая система учета рабочего времени
Такая разновидность СКУД ориентирована на использование индивидуальных биометрических данных. При входе в рабочую зону работнику необходимо зафиксировать свое прибытие при помощи идентификатора. Чаще всего используется система учета рабочего времени по отпечатку пальца. Реже в роли идентификатора выступает сетчатка глаза или голос.
Система учета рабочего времени по отпечатку обладает рядом преимуществ.
- Можно с точностью определить время нахождения сотрудника на рабочем месте.
- Невозможно использовать чужие биометрические данные.
- Исключается возможность проникновения третьих лиц в рабочее пространство.
Есть у такого метода и недостатки.
- Нельзя определить эффективность присутствия работника на рабочем месте.
- Невозможно точно определить местонахождение сотрудника в пределах рабочей зоны.
- Затрачивается дополнительное время на прохождение идентификации.
- Большие временные затраты при большом количестве работников и маленьком количестве считывающих устройств.
Стоит отметить, что терминалы, обладающие возможностью считывать биометрику, имеют немалую стоимость.
Система учета рабочего времени по картам
Карточная система схожа принципом работы с биометрической, только идентификатором в этом случае выступают не биометрические данные, а специальная карточка, которой обладает каждый сотрудник предприятия. При попадании в рабочую зону карточку нужно приложить или вставить в считывающее устройство.
Плюсы и минусы этих двух систем также похожи, с той разницей, что оборудование для считывания данных с карт имеет меньшую стоимость.
Кроме того, иногда нельзя со стопроцентной уверенностью сказать, что работник присутствует на работе, так как карточку можно подделать или передать другому лицу, которое считает ее терминалом.
Системы для отслеживания сотрудников в реальном времени
Эти системы предназначены не только для фиксирования входа и выхода сотрудников, но и для определения его местоположения в течение рабочего дня. Обычно они используются для отслеживания работников, которые достаточно мобильны в соответствии со своими должностными обязанностями, – водители, курьеры, экспедиторы. Для этого могут использоваться GPS-устройства или трекер, который работник должен всегда носить с собой.
Рабочий день офисных сотрудников может отслеживаться с помощью специальных программ скрининга экрана мониторов. Такой способ подходит и для удаленных работников.
Система имеет как преимущества, так и недостатки. Преимущества:
- позволяет точно определить нахождение и передвижение работников;
- легко интегрируется с видеонаблюдением;
- сохраняет и фиксирует всю информацию;
- может работать с большим количеством сотрудников;
- не отвлекает работников от выполнения ими своих обязанностей.
К минусам такой системы относится высокая стоимость оборудования и его регулярное техобслуживание. Кроме того, если оборудование выйдет из строя, его не всегда получится заменить и восстановить утраченную информацию.
Видеонаблюдение
Уже достаточно устаревший способ контроля, но пользующий популярностью из-за относительно низкой стоимости оборудования и простотой его установки. Метод имеет определенные достоинства, но при этом он малоинформативен. Если человек находится на рабочем месте, это еще не значит, что он работает. Видеонаблюдение в настоящее время может быть полезно как один из способов защиты от воровства, но не для учета рабочего времени.
Выбор одной из систем должен быть обусловлен целями и ожидаемым результатом, финансовыми возможностями и технической оснащенностью предприятия, а также характером выполняемых работ.
Читайте также: Анализ использования рабочего времени на предприятии