Об отмене трудовых книжек в их привычном бумажном виде говорится уже много лет. И с начала 2018 г. Правительство РФ перешло от слов к делу, объявив о поэтапном переходе к цифровым аналогам документа. Но Россия – страна большая, и реформы в ней проходят не быстро. Тем более, что у сторонников подобного перехода есть немало оппонентов, грозящих катастрофическими последствиями такого шага. Пока же правила ведения и хранения трудовых книжек («корочек») остаются актуальными, а, значит, их надо знать.
Законодательное регулирование вопроса
Ведение трудовых книжек и записи в них, а также хранение данных документов регулирует сразу несколько законодательных актов:
- Трудовой кодекс, где данному вопросу посвящена 66-я статья;
- Правительственное постановление о ведении трудовых книжек № 225 от 16.04.2003;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (разработана постановлением Министерства труда № 69 от 10.10.2003).
С 2003 года порядок ведения трудовых книжек в РФ практически не менялся, так как на протяжении 15 лет в указанные нормативные акты вносились лишь незначительные и немногочисленные правки.
Трудовые книжки: порядок учета ведения и хранения
Трудовая книжка (далее – ТК) является главным документом, подтверждающим стаж сотрудника, и свидетельствующим о его профессиональной карьере. Однако неправильное заполнение может превратить важный документ в сомнительную «бумажку», а несоблюдение правил хранения и вовсе приводит к его утрате.
Инструкция по ведению трудовых книжек-2018
На сегодняшний день действуют следующие основные правила:
- Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех подчиненных, проработавших у него более 5-ти дней.
- Если гражданин впервые трудоустроился, ему должны оформить новую ТК в течение недели.
- Вести трудовые книжки на каждого работника обязаны не только юридические лица (организации различной правовой формы), но и индивидуальные предприниматели.
- В документ вносятся сведения:
- о каждой работе, на которую устраивался владелец книжки (указывается полное наименование работодателя, должность работника, время приема и увольнения, а также основание для расторжения трудового договора);
- о переводах – внешних и внутренних;
- о награждениях работника и поощрениях его труда (благодарности, госнаграды, ценные подарки и прочее);
- о работе по совместительству – если работник изъявляет желание ее вписать;
- о периоде прохождения военной службы;
- о профессиональном образовании сотрудника – на основании предоставленных дипломов.
- Каждой записи присваивается порядковый номер, сокращения в них не допускаются.
- В книжку не вносятся:
- сведения о дисциплинарных взысканиях (если только это не увольнение «по статье»);
- информация о поощрительных денежных премиях, выплаченных работнику.
Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 год никак не изменил. Но, возможно, что с введением электронной документации они постепенно утратят свою актуальность.
Хранение трудовых книжек
ИП и юридические лица – работодатели, обязанные вести трудовые книжки. Это правило установлено Трудовым кодексом. Но они также должны ответственно их хранить. ТК являются бланком строгой отчетности, и за ними необходимо установить строгий контроль.
Основные правила хранения трудовых книжек таковы:
- Документы необходимо убрать в надежный сейф или специально оборудованное и охраняемое служебное помещение.
- Работодатель, обеспечивающий сохранность трудовых книжек, обязан вести два журнала:
- об учете бланков ТК и ее вкладыша;
- о движении ТК (и вкладыша).
- Испорченные бланки документов уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.
Сколько хранится трудовая книжка, невостребованная работником или его родственниками (в случае смерти), определено специальным приказом Минкультуры № 558 от 16.02.2010. В нем говорится, что сроки хранения трудовых книжек длятся 75 лет (п. 664 приказа № 558).
Назначение ответственного лица
Лицо ответственное за ведение трудовых книжек назначается приказом руководителя организации. Обычно выбор падает на одного из сотрудников кадровой службы, а если она отсутствует, это полномочие возлагается на секретаря, делопроизводителя или работника бухгалтерии.
Приказ о трудовых книжках содержит:
- ФИО и должность ответственного лица;
- указание возлагаемой на него обязанности (ответственности);
- номер и дата оформления документа;
- подпись издавшего приказ руководителя.
На приказе также должна стоять подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек. Тем самым он подтверждает свое согласие на исполнение данных полномочий.