Многие работодатели ищут в законодательстве расшифровку ОТИЗ – что обозначает данная аббревиатура? Однако понятие ОТИЗ не содержится в Трудовом Кодексе. Под ОТИЗ принято понимать отдел, который занимается управлением персоналом, кадровым делопроизводством и расчетом заработной платы.
Итак, расшифровка ОТиЗ - отдел труда и заработной платы.
Какие функции выполняет отдел в организации? Можно говорить, что это отдел кадров с некоторыми дополнительными функциями. Так, например, на ОТиЗ могут быть возложены функции по расчету заработной платы, уплате налогов с нее, произведение выплат работникам компании.
Необходимо ли создавать ОТИЗ в организации?
Некоторые работодатели ошибочно полагают, что функции отдела труда и заработной платы можно выполнять только своими силами. Это не так. Можно привлекать к такому виду работ и сторонние организации.
С учетом количества работников и объема документооборота в компании работодатель может:
- создать специальный отдел, который будет заниматься управлением персоналом, ведением кадрового делопроизводства, расчетом заработной платы в компании (например, кадровую службу, отдел труда и заработной платы и т.п.);
- работодатель может поручить данные обязанности одному или нескольким отдельным специалистам компании и не создавать отдельное подразделение (например, специалисту по кадрам, бухгалтеру, менеджеру по персоналу);
- можно не создавать ОТиЗ, а поручить функции работника отдела труда и заработной платы работнику компании в порядке совмещения должностей (например, бухгалтеру или секретарю) или оформить работника для этих целей на условиях совместительства;
- заключить договор со сторонней организацией, которая оказывает услуги такого рода – то есть привлечь для выполнения данных функций персонал сторонней организации.
Работодатель вправе выбрать любой из способов и не создавать ОТиЗ отдельно. В данном случае целесообразно принимать решение, отталкиваясь от количества и характера работ, численности персонала компании. Так, если компания является крупной с большим количеством работников, то целесообразно создать отдельное структурное подразделение, которое будет заниматься всеми кадровыми вопросами. Если компания не очень большая, то можно поручить данные обязанности одному или двум сотрудникам. Стоит помнить, в случае, если не создано отдельное подразделение и ведение дел никому не поручено, за выполнение данных функций отвечает руководитель организации.
Как создать ОТиЗ в организации
Если работодатель принимает решение создать отдельное структурное подразделение, то сделать это необходимо в следующем порядке.
- Определить организационную структуру отдела труда и заработной платы (или, например, отдела кадров), назначить руководителя данного отдела.
- Рассчитать штатную численность работников данного отдела.
- Составить и издать приказ о создании отдела труда и заработной платы в виде отдельного структурного подразделения.
- Составить положение об ОТиЗ. Создание специального документа о структурном подразделении не является обязательным, но он поможет очертить состав должностей и функции данного отдела, место отдела в структуре компании, регламентирует взаимодействие с другими подразделениями (например, с отделом бухгалтерии).
- Оформить работников на соответствующие должности. Можно нанять новых сотрудников, перевести сотрудников на другую работу, поручить дополнительную работу в порядке совмещения должностей.
Работодателю необходимо помнить, что он вправе не организовывать отдел кадров или отдел труда и зарплаты. И даже не поручать соответствующие должностные обязанности на кого-либо. Но в таком случае функции, которые должен выполнять этот отдел (сотрудник), будут возложены на руководителя компании.