Нацеленность бизнеса на минимизацию издержек для увеличения прибыли характерна для всех сфер деятельности. Одним из способов снизить административные расходы стал переход на новые методы работы бухгалтерии – например, через сотрудничество с бухгалтерскими службами по договору аутсорсинга или посредством эксплуатации облачных специализированных ресурсов. Облачная бухгалтерия интересна тем, что бухгалтер может работать удаленно и для этого не требуется специализированное программное обеспечение.
Бухгалтерия – облачный сервис
Суть облачной бухгалтерии сводится к тому, что работа организовывается через браузер. На рабочий компьютер не устанавливается специализированное ПО, предприятию не надо покупать лицензии на бухгалтерские программы и самостоятельно заниматься их обновлением и отладкой. Функционал облачных бухгалтерских сервисов схож с обычными ПО «коробочного» типа.
Программа «облачная бухгалтерия» работает через любой браузер, в удаленном режиме можно вводить данные первичных документов, создавать отчетность, формировать и отправлять платежки. При сдаче отчетности в любой контролирующий орган система проверяет документ на отсутствие форматно-логических ошибок, сверяются контрольные соотношения, присущие конкретному документу. При этом ответственность за своевременную актуализацию отчетных форм, правил учета несет администратор облачного сервиса. Взаимодействие со службой техподдержки осуществляется по телефону и в онлайн-чатах.
Поломки компьютеров в компании не влияют на функционирование облачного сервиса, администратор обеспечивает защиту системы от взлома, регулярно создает резервные копии всех данных.
Облачная бухгалтерия: за и против
Отечественные предприниматели пока отдают предпочтение стационарной работе бухгалтера, поэтому субъектами предпринимательства преимущественно закупаются лицензии на ПО, программы обновляются своими силами, иногда дорабатываются собственными программистами. Такой подход сложен тем, что возрастают затраты на поддержание работоспособности программного обеспечения, надо содержать в штате отдельного ИТ-специалиста, который будет заниматься отладкой работы бухгалтерии. Минусом стационарной бухгалтерии является то, что для обеспечения сохранности данных в случае форс-мажорных ситуаций приходится закупать дополнительное оборудование и регулярно создавать резервные копии информационных баз, что невыгодно малому и среднему бизнесу.
Облачная бухгалтерия бесплатно предоставляет доступ к небольшому набору базовых функций, платные версии сервисов дают возможность вести полноценный бухгалтерский и налоговый учет, составлять и отправлять разные отчеты.
Недостатков у облачных ресурсов несколько:
-
такие программы нельзя доработать под свою специфику деятельности;
-
личный кабинет облачной бухгалтерии позволяет выполнять ряд операций одновременно несколькими специалистами, но требуется доступ к интернету;
-
плата за доступ к программе должна производиться регулярно;
-
разработчики могут менять интерфейс программы, мнение клиента о предпочтительной дате обновления ресурса не всегда учитывается, это иногда может осложнять работу бухгалтера.
Если используется облачная бухгалтерия, цена абонентской платы зависит от количества заявленных пользователей – чем большему числу лиц будет открыт доступ, тем выше плата. Также на величину платежа оказывает влияние и выбранные субъектом хозяйствования секторы учета – это может быть только кадровый учет, бухгалтерский, налоговый, торговый, а можно пользоваться одновременно несколькими системами.
Любой сайт облачной бухгалтерии обладает рядом преимуществ:
-
субъекту предпринимательства не надо иметь специальных компьютерных навыков для установки и отладки бухгалтерского ПО, все делают специалисты техподдержки сервиса, для начала работы достаточно зарегистрироваться в системе и своевременно вносить абонплату;
-
программа автоматически обновляется сразу после появления изменений в законодательстве;
-
сервис доступен в круглосуточном режиме, доступ для пользователей открыт без привязки к ПК или месту нахождения бухгалтера;
-
администраторы облачных ресурсов выделяют своим клиентам неограниченный объем памяти;
-
возможна интеграция с программами отчетности и онлайн-банкингом;
-
базы данных регулярно сохраняются в резервные копии, все файлы хранятся в зашифрованном виде, что необходимо для обеспечения информационной безопасности;
-
при работе с первичными документами можно оперативно провести проверку контрагентов;
-
работа бухгалтерии автоматизируется;
-
облачная 1С бухгалтерия позволяет вести учет сразу для нескольких фирм.
Эксперты утверждают, что сервисы онлайн-бухгалтерии более надежны, чем «коробочные» программы, так как администраторы облачных ресурсов применяют комплексные и прогрессивные методы защиты от вирусов и взломов, что нереально создать в рамках отдельно взятого предприятия.
Наиболее популярными сервисами облачной бухгалтерии являются:
-
«Мое дело» – это вариант, который подходит для спецрежимов;
-
«Контур.Эльба» – с ресурсом удобно работать ИП и юрлицам на УСН, ЕНВД и ПСН;
-
1С бухгалтерия Scloud – вариант может использоваться в том числе на ОСНО.
Читайте также: Государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности