Кто является резидентом для расчета НДФЛ
Налоговым резидентом РФ считается любой человек, который находится в РФ минимум 183 календарных дня в течение последних 12 месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Гражданство роли не играет: резидентом может быть как человек с российским паспортом, так и иностранный гражданин или лицо, у которого есть вид на жительство в другом государстве.
Может ли иностранный гражданин (нерезидент) быть учредителем коммерческой организации? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультанПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ. Это бесплатно.
Есть отдельные категории граждан, которые признаются резидентами РФ вне зависимости от времени пребывания в России:
- военнослужащие РФ, проходящие службу за границей;
- сотрудники российских организаций, работающие в рамках межправительственных соглашений на объектах атомной энергетики за рубежом;
- командированные сотрудники государственных и муниципальных органов.
Точное определение налогового статуса требует не только правильного расчета периода фактического пребывания в стране, но и грамотного подбора подтверждающей документации, что в конечном итоге позволяет обеспечить корректное применение налогового законодательства и избежать возможных ошибок при исчислении НДФЛ.
Чаще всего в организациях работают именно резиденты РФ. Работодатели обязаны удерживать НДФЛ с их зарплат в общем порядке.
Как подтвердить статус резидента
Для подтверждения статуса налогового резидента РФ законодательство не предусматривает строго фиксированного перечня документов. Он формируется индивидуально в каждом конкретном случае с учетом различных обстоятельств. Основными факторами, влияющими на состав подтверждающих документов, являются наличие официальных трудовых отношений и периодичность заграничных поездок физического лица.
При стандартных условиях, когда сотрудник постоянно работает в России и редко выезжает за рубеж, подтверждение резидентства может ограничиться базовыми документами. Для лиц, часто пересекающих границу или не состоящих в трудовых отношениях с российскими работодателями, требования к документальному подтверждению существенно возрастают. В подобных ситуациях налоговые органы могут запросить дополнительные доказательства фактического пребывания в России.
Особое внимание следует уделять документам, содержащим конкретные даты пребывания в стране. Это могут быть договоры аренды жилья с указанием сроков, медицинские справки о прохождении лечения, документы об обучении с точными периодами посещения учебного заведения. Важно отметить, что документы должны не просто подтверждать право на пребывание в России, но и содержать информацию, позволяющую точно определить количество дней фактического нахождения на территории РФ.
Нерезидент – это кто простыми словами
Налоговый нерезидент РФ – это физическое лицо, которое не соответствует параметрам резидента, то есть пребывает в РФ менее 183 календарных дней в течение последних 12 месяцев подряд. Им может быть как гражданин РФ, так и человек с паспортом другого государства: гражданство в данном случае роли не играет.
Однако нужно учитывать исключения, когда срок пребывания в РФ не учитывается: это касается военнослужащих и сотрудников государственных (муниципальных) учреждений, командированных за границу, а также работников на зарубежных атомных объектах в рамках межправительственных соглашений. О них было написано выше.
Физическое лицо становится нерезидентом в целях расчета НДФЛ, когда оно находится в РФ менее 183 календарных дней на протяжении 12 месяцев подряд. Статус необходимо проверять каждый раз при выплате зарплаты или иного дохода. Если на указанную дату срок пребывания в России составляет меньше 183 дней, работник считается налоговым нерезидентом.
Как определить ставку НДФЛ по выплатам нерезидентам, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Теперь о юридических лицах. Они считаются резидентами РФ, если:
- Являются российскими компаниями.
- Относятся к иностранным компаниям, которыми фактически управляют в России (при соблюдении определенных условий).
- Являются иностранными организациями, но имеют обособленные подразделения и сами признают себя резидентами.
- Относятся к зарубежным компаниям, но наделены резидентскими статусами в соответствии с международными договорами.
Таким образом, юрлицо-нерезидент – это организация, которая не имеет вышеперечисленных связей с РФ, а также не является российской компанией.
Как определить статус налогоплательщика для исчисления НДФЛ
Для уточнения статуса физического лица нужно отсчитать 12 месяцев до даты выплаты дохода. Считать необязательно с начала месяца (письмо Минфина России от 23.05.2018 № 03-04-06/34676).
Указанные 12 месяцев – это отсчетный период. Он может совпадать с календарным годом или приходиться на разные годы: например, начинаться в 2024-м и заканчиваться в 2025 году. Главное, чтобы эти 12 месяцев отсчитывались последовательно друг за другом.
Пример:
Сотруднику выплачена зарплата 15 марта 2025 года. Отсчетный период – 12 месяцев, то есть с 15 марта 2024 по 14 марта 2025 года включительно.
Когда рассчитаете 12 месяцев, вычислите, сколько дней человек находился в России в этот период. Подсчет ведется в календарных днях, и необязательно, чтобы они непрерывно следовали друг за другом. Например, сотрудник мог уезжать в другую страну сначала с 01.07.2024 по 12.07.2024, а потом с 08.09.2024 по 20.09.2024.
Что берется в расчет:
- дни отъезда из РФ и дни приезда в Россию;
- время, когда физлицо было за границей для кратковременного лечения или учебы.
Под краткосрочным пребыванием подразумевается нахождение за рубежом сроком до 6 месяцев. Ограничений по виду образовательных или учебных учреждений, возрасту и перечню заболеваний нет. Однако это правило не касается случаев пребывания физлица за границей в связи с лечением ребенка.
Если человек находился на обучении в другой стране более 183 дней в течение последних 12 месяцев, этот период рассматривается как время его пребывания за пределами России (письмо Минфина России от 09.02.2024 № 03-04-05/11406). То же самое касается и лечения.
В расчет времени пребывания в РФ не включаются дни, когда человек был в зарубежной командировке, отпуске.
Рассмотрим пример расчета времени пребывания:
10 марта 2025 года компания выплатила менеджеру Сидорову В. М. зарплату. Для расчета НДФЛ нужно определить его налоговый статус. Используется период с 10 марта 2024 по 09 марта 2025 года.
В это время Сидоров В. М. находился в РФ в следующие дни:
- с 10 марта по 20 мая 2024 года – 72 дня;
- с 25 мая по 15 июля 2024 года – 52 дня;
- с 01 августа 2024 по 09 марта 2025 года – 221 день.
За границей Сидоров В. М. был в следующие даты:
- с 21 мая по 24 мая 2024 года – 4 дня (командировка);
- с 16 июля по 31 июля 2024 года – 16 дней (отпуск).
Для проверки правильности расчетов: всего по дням должен получиться календарный год (если в феврале 28 дней – это всего 365 дней, а если 29 – 366). В нашем примере с Сидоровым получается 365 дней (72 дн. + 52 дн. + 221 дн. + 4 дн. + 16 дн.), потому что в отсчетном периоде в феврале 2025 г. 28 дн.
Указанные периоды пребывания в другой стране исключают из периода фактического нахождения работника в РФ. Однако Сидоров В. М. был длительное время в России – 221 день непрерывно (а нужно находиться в РФ как минимум 183 дня). Следовательно, для исчисления НДФЛ он считается налоговым резидентом РФ.
Если по итогам расчета сотрудник отсутствовал бы в РФ более 183 дней на протяжении 12 месяцев подряд, то по закону он тот, кто является нерезидентом РФ.
Документы для подтверждения налогового резидентства
Перечень документов может быть разным. Все зависит от того, какое резидентство нужно подтвердить – российское или иностранное.
Если ваш работник редко ездит за границу и является налоговым резидентом РФ, это можно подтвердить табелем учета рабочего времени. На это указывает письмо ФНС России от 27.12.2023 № ШЮ-4-17/16342@ и ряд других разъяснений госорганов.
Если же он часто бывает в другом государстве или человек вообще не трудоустроен в вашей организации, список документов будет шире.
Человек часто бывает за границей или не является вашим работником
В такой ситуации вы можете запросить у него документ, выданный налоговым органом по форме, утвержденной приказом ФНС России от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@ (Приложение № 2). Он подтверждает статус резидента за календарный год.
Вместо представленной выше формы подойдут и другие документы, полученные согласно российскому законодательству. Главное, чтобы по ним можно было достоверно определить, сколько календарных дней человек был в России (письмо Минфина России от 26.03.2024 № 03-04-05/26762).
К таким документам относятся:
- копии страниц загранпаспорта, где ставятся отметки о пересечении границы;
- миграционная карта со сведениями о въезде в РФ и выезде из страны;
- справка по месту жительства в РФ;
- справка с места работы (текущего или предыдущего);
- авансовые отчеты, проездные документы;
- договор найма жилого помещения;
- путевые листы, приказы о командировках;
- договор с образовательным или медицинским учреждением;
- медицинская справка о прохождении лечения;
- справка об обучении с указанием точного периода учебы;
- документы о месте жительства или пребывания в РФ.
Учтите: использовать вид на жительство или документы о регистрации в качестве единственного подтверждения нельзя. Они подтверждают только право находиться в РФ, а не количество дней пребывания в стране.
Документы для подтверждения резидентства иностранного лица
Если нужно подтвердить иностранное резидентство физического лица, можно использовать его гражданский паспорт другого государства или иной документ, удостоверяющий личность в соответствии с международным договором РФ.
Если иностранный паспорт не подходит, можно запросить подтверждение статуса от уполномоченного органа другого государства, если с ним у РФ заключен международный договор. Формы таких документов утверждаются иностранными государствами.
Подтверждение, оформленное на иностранном языке, нужно перевести на русский. Этот перевод обязательно заверяется у нотариуса (п. 6 ст. 232 НК РФ).
Итоги
Налоговый статус физлица (резидент или нерезидент) определяется количеством дней, проведенных в России за последние 12 месяцев. Ключевым критерием является пребывание в стране не менее 183 календарных дней, за исключением отдельных категорий граждан, в частности военнослужащих или командированных сотрудников государственных учреждений. Статус напрямую влияет на расчет НДФЛ, поэтому работодателям необходимо регулярно проверять его при выплате доходов. Для подтверждения резидентства могут потребоваться различные документы, включая табель учета рабочего времени, миграционные карты или справки с места жительства.
Важно помнить, что гражданство не играет роли в определении налогового статуса: резидентом может быть как россиянин, так и иностранец. Однако для подтверждения резидентства иностранного лица требуются дополнительные документы: паспорт другого государства или нотариально заверенный перевод подтверждающих бумаг. Правильное определение статуса и своевременное оформление документации помогут избежать ошибок при расчете НДФЛ и соблюсти требования законодательства РФ.