В связи с введением в действие новой редакции Закона № 54-ФЗ Минфин РФ разрешил торговым предприятиям и предпринимателям не использовать некоторые формы первичной кассовой документации. Но нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы? На основании какого отчета приходовать выручку? И есть ли изменения в заполнении формы КО-4? Разберемся во всем по порядку.
Ведение кассовой книги по онлайн-кассе
Формы кассовых первичных документов утверждены Госкомстатом в постановлении № 132 от 25.12.98 г. Форма кассовой книги введена в действие постановлением № 88 от 18.08.98 г. После того, как компании начали использовать новые модели ККТ с фискальной памятью, а не ЭКЛЗ, чиновники дали официальные разъяснения по вопросу применения первичных документов по учету кассовых операций на предприятиях/ИП, торгующих с помощью онлайн-касс. Ответ содержится в письме № 03-01-15/54413 от 16.09.16 г., где сказано, что в такой ситуации оформление бумажных первичных документов не требуется.
О каких же отчетах идет речь? Прежде всего, это журнал кассира КМ-4 и справка кассира КМ-6. Также это акты формы КМ-3, КМ-2 и КМ-1 и прочие учетные документы по постановлению № 132. Необходимость в вышеперечисленных бланках отпала по той причине, что все данные и так сохраняются в памяти ККТ и могут быть распечатаны в любой нужный момент.
Что касается кассовой книги, здесь ситуация иная. Чтобы правильно ответить на вопрос, нужна ли кассовая книга для онлайн кассы, требуется обратиться к Порядку ведения кассовых операций в российских компаниях/ИП. В п. 4.6 Указаний № 3210-У от 11.03.14 г. прямо предусмотрена необходимость отражения всей поступающей наличности (за исключением агентских/субагентских средств) в кассовой книге. Все записи осуществляются кассиром, проверяются и заверяются ответственным руководящим работником. Допускается составление книги в бумажном или электронном формате (п. 4.7 Указаний). При отсутствии надлежащим образом оформленной кассовой книги взимается штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП – 40 000-50 000 руб. на предприятие; 4000-5000 руб. – на должностных лиц.
А нужно ли при онлайн-кассе вести кассовую книгу, если движения не было? Нет, разрешается не заполнять КО-4 при отсутствии движений по кассе в течение текущего рабочего дня.
Порядок составления кассовой книги при онлайн-кассе
В случае использования онлайн-техники, данные в кассовую книгу заносятся бухгалтером на основании документов, переданных кассиром магазина. В свою очередь ответственный кассир ежедневно закрывает смену с формированием Z-отчета в конце дня. Автоматически такой отчет передается через ОФД (оператор фискальных данных) в налоговую. Кассир подсчитывает выручку, сравнивает информацию с отчетом, сдает деньги и составляет справку по форме КМ-6. Далее вносятся данные в журнал КМ-4, а заполненная справка вместе с Z-отчетом передается в бухгалтерию. После чего вся информация вносится бухгалтером в кассовую книгу, бланк которой в 2017 году остался без изменений.
Обратите внимание! Если продавец не заполняет первичку по кассе по формам из постановления № 132, составлять журнал и справку кассира нет необходимости.