Как заполнить сведения об удержанном НДФЛ 1С Бухгалтерия в 2024-2025 годах

Что такое удержанный НДФЛ

Удержанным НДФЛ является налог, начисленный и удержанный с доходов, выплаченных сотрудникам. До 2023 года удержание проводилось в момент начисления дохода, то есть в последний день месяца. НДФЛ относился к периоду, за который был начислен. В 2023 году правила изменили. Теперь НДФЛ удерживается при выплате заработной платы или другого дохода сотрудника, но относится к периоду, в котором доход был выплачен получателю. Такие изменения в Налоговый Кодекс были внесены Федеральным законом от 27.11.2023 № 539-ФЗ.

На какую дату (момент) нужно удержать НДФЛ, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Для чего нужны сведения об удержанном НДФЛ

Документ «Сведения об удержанном НДФЛ» в 1С:Бухгалтерия в 2024 году нужен в следующих случаях:

• перенос данных из 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерию;
• контроль за размером удержанного налога;
• подготовка Уведомления о начисленных налогах.

Сведения собирают данные по удержанному НДФЛ за указанный период и формируют их по дате перечисления в бюджет.

Как заполнить сведения в 1С:Бухгалтерия

В программе 1С:ЗУП 3.1 сведения об удержанном НДФЛ собираются в документе «Отражение удержанного НДФЛ в бухучете». Этот документ располагается в разделе «Зарплата», в подразделе «Бухучет».

В открывшемся журнале будут располагаться ранее созданные документы. Для формирования нового отчета нужно нажать на кнопку «Создать», расположенную в левом верхнем углу над табличной частью. Откроется новый документ.

Для его заполнения следует нажать «Заполнить». Форма будет заполнена автоматически. Перед заполнением нужно выбрать период, за который формируются сведения об удержанном НДФЛ в ЗУП. Документ собирает весь удержанный налог по датам выплаты и сроку перечисления в бюджет. Распределение также осуществляется и по соответствующим КБК.

Документ формируется за полный месяц. При наличии перечислений сотрудникам в период с 23-го по 30-е (31-е) число сумма НДФЛ с указанных выплат также отразится в форме, но со сроком перечисления до 5-го числа следующего месяца.

Нужно помнить, что в документе «Отражение удержанного НДФЛ» указывается дата последнего дня, когда нужно перечислить сумму налога в бюджет. Дата предоставления уведомления в нем не проставляется. Заполненный документ можно распечатать для дальнейшей работы.

После проведения документа «Отражение удержанного НДФЛ» в программе 1С:ЗУП сведения об удержанном НДФЛ формируются автоматически. Познакомиться с ними можно, открыв раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате».

Далее нужно пролистать вниз до подраздела «Бухучет». В нем следует найти документ «Сведения для отражения удержанного НДФЛ в бухучете». Обычно он расположен в конце списка форм. После открытия данного отчета его нужно сформировать. Перед формированием нужно выбрать период, за который следует вывести данные:

• месяц;
• квартал;
• год.

В сформированном отчете удержанный налог будет разбит по датам удержания и сроку перечисления в бюджет. В ситуации, когда в организации НДФЛ удерживается по нескольким основаниям, в документе налог будет распределен по ним. К каждому сроку перечисления подводится общий итог. В таблице также отражается сумма налога, удержанная за весь выбранный период.

Сведения об удержанном НДФЛ в 1С:Бух можно загрузить из программы по начислению заработной платы. Однако для этого между двумя программами должна быть настроена синхронизация. Не во всех компаниях данная функция поддерживается, поэтому часто сделать автоматический перенос нет возможности. Поэтому многие бухгалтеры используют полученные данные в сведениях и заполняют уведомления в сервисе ЭДО вручную.

ИТОГИ

1. Сведения об удержанном НДФЛ в 1С:ЗУП формируются на основе документа «Отражение удержанного НДФЛ в бухучете».
2. Форма собирает весь удержанный НДФЛ по ведомостям перечисления дохода сотрудникам за указанный период. Сформировать «Отражение удержанного НДФЛ» можно только за конкретный месяц.
3. НДФЛ в нем распределяется по датам удержания, срокам перечисления в бюджет и КБК (если НДФЛ удерживается по одному основанию, то КБК будет указан один во всех строчках).
4. К каждому сроку перечисления программа в обоих документах подводит итог, а также рассчитывает общую сумму удержанного налога.
5. «Отражение удержанного НДФЛ» помогает сократить время на выборку сведений о размере удержанного налога по реестрам и избежать ошибки в подсчетах.
6. На основании «Сведений об удержанном НДФЛ» заполняется уведомление о начисленных и удержанных налогах.
7. Сведения об НДФЛ можно сформировать за любой интересующий период, но только после заполнения формы «Отражение НДФЛ в бухучете».
8. Сведения об удержанном НДФЛ помогают контролировать правильность перечисления налога в бюджет. Формирование этого документа поможет избежать недоплаты и переплаты.