Отчет о закрытии фискального накопителя формируется в обязательном порядке при замене ФН. Это необходимо для обеспечения сохранности зашифрованных данных о созданных на кассе документах. Процедура снятия фискального накопителя может потребоваться сразу в нескольких ситуациях:
-
закончился срок действия используемого накопителя;
-
у фискального накопителя исчерпан запас свободной памяти;
-
перед снятием кассового оборудования с учета;
-
смена владельца ККТ;
-
блокировка или выход из строя накопителя.
Отчет о закрытии фискального накопителя – как сделать
Перед извлечением фискального накопителя необходимо произвести сверку объема переданной в ФНС информации с кассы. Для этого проверяется отчет о закрытии смены на предмет отсутствия непереданных сведений о последних операциях на ККТ. Если все данные отправлены в налоговый орган, можно переходить к закрытию архива фискального накопителя, после чего автоматически будет создан отчет и станет возможным снятие накопителя.
Как сформировать отчет о закрытии фискального накопителя:
-
надо убедиться, что последняя смена закрыта и сведения обо всех совершенных операциях направлены в налоговый орган, если часть данных останется непереданной, в процессе архивирования информации с накопителя высветится ошибка, сигнализирующая о наличии неотправленных фискальных документов;
-
далее надо включить утилиту по регистрации кассового оборудования;
-
в появившемся меню выбирается команда закрытия архива фискального накопителя;
-
на следующем этапе производится синхронизация кассы с ПК для того, чтобы время и дата на ККТ и компьютере совпадали;
-
дальнейшие действия – реализации функции закрытия архива;
-
как получить отчет о закрытии фискального накопителя – документ после архивации данных создается автоматически, дальше кассовым аппаратом распечатывается отчет, подтверждающий завершение операции закрытия ФН.
Об осуществлении процедуры закрытия фискального накопителя необходимо уведомить ФНС, поэтому важно удостовериться в получении ОФД отчета. После распечатки отчета должно высветиться сообщение о том, что сформированный фискальный документ надо отправить в ОФД. Важно дождаться ответа от оператора фискальных данных о завершении отправки документа.
Как снять отчет о закрытии фискального накопителя, описано выше на примере онлайн-касс АТОЛ. Если на каком-нибудь этапе система высветит ошибку, процедура закрытия ФН аннулируется. Это означает, что извлекать накопитель нельзя, необходимо повторить все шаги. При успешном результате архивации и передачи отчета старый накопитель снимается и устанавливается новый ФН. Следующий шаг – активация обновленного накопителя путем составления отчета об изменении параметров регистрации с перерегистрацией в ФНС.
Для кассы Эвотор применяется следующий алгоритм действий:
-
проверка неотправленных фискальных бланков – в кассу надо зайти под логином администратора и в настройках по обслуживанию кассового оборудования просмотреть количество неотправленных документов (оно должно быть равно нулю);
-
дальше в меню обслуживания ККТ надо выбрать категорию функций «Дополнительные операции», там будет доступна команда закрытия архива;
-
распечатывается чек о закрытии накопителя, после чего его можно извлечь.
Если причиной смены ФН стало истечение срока его актуальности, перед закрытием архива необходимо выставить даты и время пробития последнего чека. После формирования архива и создания отчета о совершенной процедуре можно начинать перерегистрацию онлайн-кассы. На этом этапе надо будет ввести данные отчета о закрытии ФН, сведения о регистрации нового накопителя и о самом накопителе – такой набор данных нужен в связи с тем, что причиной перерегистрации кассовой техники стала именно замена ФН. Все шаги перерегистрации ККТ осуществляются в онлайн-режиме, личная явка в налоговую инспекцию не нужна.
Распечатанный отчет, подтверждающий закрытие ФН, понадобится при перерегистрации онлайн-кассы. Из этого документа потребуются следующие данные:
-
дата и точное время создания фискального документа;
-
номер отчета о закрытии фискального накопителя;
-
отраженный в документе фискальный признак.
Полный перечень реквизитов, которые должны быть отражены в отчете, приведен в п. 5 ст. 4.1 Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ.