Чек-корреция (онлайн-касса) требуется для внесения правок в проведенные через ККТ суммы. Такой вариант изменения операций применяется в случаях, когда невозможно использование чека отмены. Если в течение смены кассир допустил ошибки и не исправил их, в ФНС поступит некорректная информация о сумме проведенных сделок. Это повлечет за собой расхождения с учетными данными, которые повлияют на размер налоговых обязательств.

Когда нужен корректировочный чек на онлайн-кассе

Корректировать данные по осуществленным сделкам необходимо для уточнения сумм принятых средств от клиентов или покупателей. Это требуется в следующих ситуациях:

• кассир неверно внес сумму расчета (например, покупка была совершена на 3200 руб., а в пробитом чеке фигурирует цифра 320 руб.);

• отдельная операция не прошла в течение смены через онлайн-кассу.

Отсутствие в базе данных сведений об одной или нескольких операциях может стать следствием невнимательности кассового работника или результатом влияния внешних факторов, таких как:

• сбой в работе кассового оборудования;

• отключение электроэнергии, интернета;

• поломка ККТ.

В итоге может сложиться ситуация, когда фактически денег в кассе оказалось больше, чем проведено по онлайн-ККТ. То есть налоговики часть операций не увидели, что чревато назначением штрафа. Если же причиной стала неисправность техники, то сотрудники ФНС вправе снять такое оборудование с учета в одностороннем порядке: например, когда ККТ работает некорректно, пользователь об этом знает, но продолжает эксплуатировать кассовое оборудование, не предпринимая попыток устранить неполадки (п. 15 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003).

Как сделать чек коррекции на онлайн-кассе

При обнаружении в конце смены расхождений между суммой фактически имеющейся в кассе выручке и размером проведенных через онлайн-ККТ денег кассир обязан откорректировать итоги. Делается это путем составления комплекта документов, включающего:

• корректировочный чек;

• акт, в котором фиксируется выявление излишней суммы денег в кассе;

• объяснительная, которую составляет кассир - в ней указывается сумма излишка и причины его образования.

Чек корректировки онлайн-касса формирует по образцу, аналогичному обычному чеку. В нем будут присутствовать все обязательные для чеков реквизиты, указанные в ст. 4.7 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003. Отличие заключается в том, что при операции изменения данных не надо вносить сведения о номенклатуре товарной продукции, о цене и объеме проданных изделий, также не будет отражен QR-код. Чек, предназначенный для исправлений, нужен только для предъявления в ФНС, покупателю такие документы не выдаются.

Когда используется онлайн-касса, корректировка чека осуществляется не только через проведение дополнительного платежного документа, которым исправляется сумма принятых от клиентов денег. Дополнительно в ФНС необходимо представить копии акта и объяснительной кассового работника. Чек передается через ОФД в электронном виде, а остальные документы отправляются на бумажных носителях письмом или лично налоговому инспектору при явке в ФНС.

Как пробить чек коррекции на онлайн-кассе:

• в элементе «Признак расчета» могут быть указаны коды 1 (при изменении суммы прихода, когда в первичном чеке указана сумма меньше фактической) или 3 (если выявлена излишне пробитая по кассе сумма и требуется правка расхода);

• указание типа коррекции – самостоятельное внесение изменений («0») или правки, инициированные налоговым органом («1»);

• НДС обязательно фиксируется обособленно по разным ставкам, он вписывается отдельной строкой;

• если платежи, которые были отражены с ошибками, были приняты не только наличностью, но и через электронные средства расчета, в корректирующем чеке надо показать эти операции разными строками;

• указываются данные о кассире, которым были допущены ошибки, наименование и ИНН пользователя;

• в чек вносится общая сумма корректировки.

Кодовые обозначения обязательных реквизитов приведены в приказе ФНС от 21.03.2017 г. № ММВ-7-20/229@. Все документы, касающиеся изменения пробитых по онлайн-кассе сумм, должны храниться пользователем в течение 5 лет. Это требование обусловлено необходимостью предъявления оправдательных документов при налоговой проверке. Чтобы избежать штрафной санкции, откорректировать суммы по проведенным кассовым операциям надо до того момента, как недочет будет обнаружен сотрудниками налогового органа.