Как сдать отчетность в ФСС через интернет бесплатно

Расчет 4-ФСС — кто, когда и зачем его подает

Согласно п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125) каждый работодатель, заключивший трудовой договор с работником, обязан застраховать его от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Физические лица, выполняющие работы (услуги) по гражданско-правовому договору или договору авторского заказа, тоже должны быть застрахованы от этих случаев, если по условиям договора заказчик обязан перечислять за исполнителя страховые взносы.

Все организации и предприниматели, нанимающие работников по таким договорам, ежемесячно (до 15-го числа) перечисляют за них страховые взносы в размере, зависящем от класса профессионального риска — от 0,2 до 8,5 % (п. 4 ст. 22 Закона № 125). Уплатив взносы, работодатель должен отчитаться по ним.

В связи с этим работодатели ежеквартально подают в ФСС специальный отчет — Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам (форма 4-ФСС, утв. приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381).

Сроки представления расчета 4-ФСС

(п. 1 ст. 24 Закона № 125)

Работодатели, у которых в предшествующем периоде численность работников превышала 10 человек, могут сдать отчет в ФСС только онлайн, подписанный усиленной электронной подписью (УКЭП). А те, у кого в прошлом квартале трудилось 10 или менее человек, вправе сдать отчет как в бумажном, так и в электронном виде (п. 1 ст. 24 Закона № 125).

На практике грань между бумажным и электронным форматом можно не заметить. Однако несоблюдение установленного порядка представления расчета грозит работодателю штрафом.

Представим ситуацию, в которую может попасть любой бухгалтер. В небольшой фирме на протяжении 1-го квартала трудилось 7 человек. При такой численности бухгалтер привык подавать 4-ФСС в бумажном виде. Однако прямо перед окончанием квартала (в конце марта) в компанию приняли еще 5 человек. Общее количество работников в 1-м квартале составило 12 человек. Это значит, что применять бумажную форму больше нельзя — теперь сдать отчет в ФСС можно только онлайн. Бухгалтер об этом забыл и отправил расчет на бумаге. Получив его, специалисты ФСС сразу обнаружили нарушения порядка представления отчетности и согласно п. 2 ст. 26.30 Закона № 125 оштрафовали фирму на 200 руб.

Ситуация может усложниться и тем, что в небольшой компании обычно отсутствует электронный документооборот (ЭДО). Внезапный прирост численности работников вынуждает тратить время на поиски подходящего оператора, который предоставит канал связи с госорганами, изучение его тарифов, подключение, настройку системы и т. д. Так можно пропустить все сроки подачи отчета и получить еще больший штраф.

Непредставление страхователем расчета 4-ФСС в установленный срок влечет наложение штрафа в размере 5 % суммы начисленных страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода, но не более 30 % указанной суммы и не менее 1 000 руб. (п. 1 ст. 26.30 Закона № 125).

Отметим, что такое наказание можно получить по неграмотности бухгалтера. Ведь для подачи отчета в электронной форме совсем не обязательно подключать платные каналы ЭДО — есть совершенно бесплатный способ сдать отчетность по форме 4-ФСС онлайн прямо на сайте ФСС или через портал «Госуслуги».

Как бесплатно сдать электронный отчет в ФСС — пошаговая инструкция

Сразу предупредим, что многие операторы ЭДО тоже предлагают сдать отчетность бесплатно. Речь идет о пробном периоде, который позволяет бухгалтеру протестировать новый канал.

Продолжительность такого тестирования может быть и месяц. Однако по итогам все равно придется заключить договор на обслуживание или расстаться с этим оператором. Такой способ подачи отчетности через интернет мы считаем условно-бесплатным и описывать не будем.

Отправка формы 4-ФСС на сайте ФСС

На портале Фонда соцстраха есть шлюз, специально разработанный для отправки формы 4-ФСС. Через него можно сдать отчетность онлайн быстро, бесплатно и надежно. Единственное, что от вас требуется —получить в ФНС усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для руководителя или иного сотрудника, уполномоченного на подпись отчетности.

Алгоритм отправки формы 4-ФСС через шлюз состоит из 5 шагов:

1. Подготовьте форму 4-ФСС на сайте Фонда или с помощью своей программы.
2. Проверить, правильно ли вы заполнили форму 4-ФСС, можно с помощью разъяснений от экспертов «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в Готовое решение.
3. Выгрузите отчет в xml-формате (система принимает только этот тип файлов).
4. Зайдите на шлюз приема расчета — fss.ru.
5. В разделе «Отправить документ» прикрепите xml-файл отчета (выбрать файл, подтвердить загрузку). Отчету будет присвоен идентификатор.
6. В разделе «Проверка и контроль» введите полученный идентификатор и скачайте квитанцию о сдаче отчета.

Получив отчет, Фонд проверит файл и электронную подпись. Когда ошибок нет, отправителю направляют квитанцию о принятии формы, а если есть — квитанцию о получении отчета с ошибками. В последнем случае придется поправить форму и отправить «уточненку». При этом днем представления формы будет считаться дата и время, указанные в первой квитанции о приеме расчета (4.12 приказа ФСС РФ от 12.02.2010 №19 — далее приказа ФСС РФ).

Если ошибки будут критическими (не соответствует формат файла, отсутствует или истек срок УКЭП и т. д.), то отчет не примут вообще, а отправителю направят протокол проверки (4.10 приказа ФСС РФ).

Еще на странице шлюза во вкладке «Личный кабинет» можно посмотреть отчеты о прошлых проверках и скачать квитанции. Введите регистрационный номер, укажите период, нажмите на кнопку «Искать». В появившемся списке кликните на нужный идентификатор, а далее — посмотрите историю статусов и, при необходимости, скачайте квитанцию.

Отправка формы 4-ФСС через «Госуслуги»

ЕСИА «Госуслуги» тоже позволяет сдать отчет 4-ФСС онлайн и совершенно бесплатно. При этом наличие электронной подписи также обязательно.

На главной странице портала перейдите в раздел «Органы власти», нажмите на ФСС РФ, а далее — выберите услугу «Подача расчетов по уплате страховых взносов».

Обратите внимание, что прием расчета порталом «Госуслуги» осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем его поступления. Об этом предупреждает система в описании услуги.

При этом учет поданного расчета в самом Фонде тоже производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления формы на сервер ФСС. Это значит, что работодатель должен учитывать эти дни на пересылку и регистрацию файла от портала до фонда. Отправлять отчет в последний день через «Госуслуги» не стоит, потому что вы рискуете опоздать.

Через шлюз приема на сайте ФСС форма уйдет в Фонд напрямую, а значит, поступит быстрее. Однако отправку на «Госуслугах» тоже нельзя списывать со счетов и вполне можно использовать как проверенный запасной вариант, если по какой-то причине шлюз не работает.

Подводим итоги

Для сдачи отчетности 4-ФСС через интернет применяют два способа — на официальном сайте Фонда соцстрахования и через портал «Госуслуги». Оба варианта позволяют бесплатно и надежно отправить электронный файл расчета прямо в Фонд, без передачи данных третьим лицам. Единственное условие — наличие УКЭП, которой потребуется удостоверить отправляемый файл.