Как провести инвентаризацию в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Понятие, общеустановленный регламент

Под инвентаризацией понимают проверку активов, финансовых обязательств юрлица на конкретную дату. Она помогает выявить несоответствия, излишки, недостачу. Данной проверке подлежит и «чужое» имущество, которое по факту не принадлежит юрлицу, но тем не менее значится в его бухучете. Процедура является обязательной, может проводиться на протяжении либо в конце года, регламентируется двумя ключевыми нормативно-правовыми актами:

1. ФЗ № 402 от 06.12.2011, послед. ред. - 12.12.2023 (ст. 11).
2. Методические указания из Приказа Минфина № 49 от 13.06.1995, послед. ред. - 08.11.2010.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2025 применяется ФСБУ 28/2023. По решению руководителя это можно сделать раньше.

Когда надо проводить инвентаризацию при применении ФСБУ 28/2023, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

В отношении драгметаллов и драгкамней процедура проводится в порядке, обозначенном Инструкцией из Приказа Минфина № 231н от 09.12.2016, послед. ред. - 22.06.2020!

Особенности проведения процедуры при работе с программой

Инвентаризация в 1С имеет свои особенности. Следует понимать, что имущество, которое подлежит по регламенту подобной проверке, может быть разным. Так, проверять могут ОС, НМА, денежные средства, товары и т. д. Этот момент влияет на использование документов, которыми отображают процедуру при работе с 1С. Касается он и финансовых обязательств, к которым причисляют резервы, банковские кредиты, займы, кредиторку.

С учетом сказанного разберем далее использование различных документов в разных ситуациях. Общий алгоритм проведения детально разберем на проверке ОС. Напоминаем, что процедуру предваряет приказ главы организации. Данное распоряжение определяет дату (сроки) проверки, состав и председателя комиссии, которая будет ей заниматься и подводить итоги.

Использование разных документов при отображении процедуры в 1С на примере

Итак, процесс отображения данной проверки в 1С 8.3 зависит от того, какой именно объект проверяется. Если это денежные средства, то используется документ «Инвентаризация кассы» (разд. Банк и касса»). Если проверяют НМА, то задействуют одноименный документ «Инвентаризация НМА». Чтобы понять особенности, принцип работы с документами при проведении инвентаризации в 1С 8.3 «Бухгалтерия», рассмотрим в качестве примера проверку товаров на складе.

Проверка товаров на складе в 1С 8.3

При проведении инвентаризации товаров следует задействовать одноименный документ, который можно найти по цепочке:

«Склад» - «Инвентаризация» - «Инвентаризация товаров» (кнопка «Создать»).

При его создании многие данные заносятся автоматом, но часть их нужно будет заполнять самостоятельно. Так, указать нужно будет его дату, требуемый склад, название организации, материально ответственное лицо:

Табличная часть заполняется по большей части автоматом через цепочку:

«Заполнить» - «Заполнить по остаткам на складе».

Данные нужно внести в «Проведение инвентаризации» (период, документ-основание с реквизитами, причину) и «Инвентаризационную комиссию» (выделить членов комиссии и председателя). После заполнения провести, распечатать документ и отдать его на склад.

Из сформированного документа можно вывести на печать приказ по ф. ИНВ-22, опись по ф. ИНВ-3 и сличительную ведомость по итогам проверки по ф. ИНВ-19!

Результаты проверки могут показать недостачу либо излишки. Тогда документом «Списание товаров» списывают недостачу. При наличии излишек их приходуют, соответственно, «Оприходованием товаров».

Как проводят процедуру в отношении ОС через 1С 8.3. (пошагово)

По аналогии с проверкой товаров на складе отображают инвентаризацию в 1С 8.3 и объектов ОС. Последовательность шагов в этом случае будет следующей:

1. Создание документа «Инвентаризация ОС» через цепочку:

«ОС и НМА» - «Учет ОС» - «Инвентаризация ОС» (кнопка «Создать»).

2. Заполнение создаваемого документа следующим образом (некоторые данные заполнятся автоматом):

• Вверху указывают дату, местонахождение ОС, ответственное лицо.
• В таблице заполняют:

• вкладку «ОС» автоматом через «Заполнить» (далее можно вручную добавить отсутствующие объекты, принятые к учету как ОС);
• вкладку «Проведение инвентаризации» (указывают начало и завершение проверки, распорядительный документ - основание для проверки и ее причину);
• вкладку «Инвентаризационная комиссия» (указывают ее состав, отмечают председателя).

3. Распечатка (через «Печать»):

• приказа об инвентаризации - ф. ИНВ-22;
• описи для ОС - ф. ИНВ-1;
• сличительной ведомости результатов для ОС - ф. ИНВ-18.

4. Проведение, распечатка созданного, заполненного документа.

5. Списание выявленной во время проверки недостачи через «Списание ОС» (см. меню «Создать на основании»). Заполняют его по аналогии с основным (первым) документом. Для списания указывают причину «недостача при инвентаризации».

6. Оприходование излишек, выявленных инвентаризацией, через создание документа «Принятие к учету ОС» (см. командное меню - «Создать на основании»). Заполняют его так же, как и предыдущие два документа, используемые при проведении инвентаризации ОС в 1С, при этом:

• заполненные строки «Вид операции», «Событие ОС» можно корректировать;
• во вкладке «Результат инвентаризации» заполняют строчку «Статья доходов» и можно скорректировать автоматом указанную «Стоимость»;
• вкладка «ОС» покажет объекты, которые нужно приходовать;
• во вкладке «Бухучет» отображают сведения об амортизации.

Итоги

Инвентаризация имущества, финансовых обязательств юрлиц отображается в 1С 8.3 по общему алгоритму. Базируется она на нормах, требованиях ФЗ № 402 от 06.12.2011 и Методических указаний из Приказа Минфина № 49 от 13.06.1995. Но, так как может проводиться проверка разных объектов (ОС, денежных средств, ТМЦ, проч.), то документы для целей отображения используются при этом разные.