Ошибка в чеке онлайн-кассы может быть исправлена при помощи чека коррекции или чека на возврат оприходованных средств. Исправления необходимы в случаях, когда после некорректно проведенной операции возникли излишки или недостачи по кассе. Источником ошибок могут стать такие ситуации:
- кассир указал вместо наличного расчета оплату картой или наоборот;
- неверно отображены стоимостные параметры товара;
- имел место технический сбой.
Ошибочный чек онлайн-кассы может быть исправлен через возвратный чек, если инициатива корректировки исходит от покупателя, когда приобретенный товар возвращается в магазин. Возвратный документ необходим и в случае с неверно внесенной в чек стоимостью изделия. Чек коррекции предназначен для использования в ситуациях с излишне проведенной итоговой суммой или отсутствием в базе ККМ данных о произведенной покупке.
Как исправить чек по кассе онлайн
Внесение изменений в проведенные расчетные операции по онлайн-кассе может осуществляться день в день или спустя несколько дней после завершения сделки купли-продажи.
Как отменить чек на онлайн-кассе, если была неправильно указана сумма покупки или тип оплаты:
- создается новый кассовый документ – с признаком расчета «возврат прихода», в чеке прописывается стоимость товара и реквизиты аннулируемого документа;
- после отмены пробивается следующий чек на покупку с корректными данными;
- чеки (возвратный и корректный) передаются клиенту.
Такая процедура возможна при условии, что отмена производится сразу после того, как был отражен приход выручки.
Если ошибка будет выявлена позже (в конце смены или спустя некоторое время), требуется создавать корректирующий чек. Чек коррекции формируется не раньше, чем будет сформирован отчет об открытии смены и не позже создания отчета о закрытии смены (п. 4 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003).
При возврате денег клиенту необходимо получить от покупателя заявление в письменном виде. Обратный расчет производится в той же форме, что и при сделке купли-продажи (клиент оплатил покупку наличными, значит, продавец при возврате выдает наличность, если расчет был картой, то и деньги должны быть зачислены покупателю на карточку).
Когда неправильно пробит чек по онлайн-кассе и составлен корректировочный документ, новый чек автоматически отправляется в ФНС. На основании полученных данных об имевшей место ошибке налоговая инспекция вправе запросить пояснения у налогоплательщика. Продавец должен приложить к чеку пояснительный документ, в котором указывается такая информация:
- дата, когда была произведена операция (обязательно указывается точное время процедуры);
- номер, присвоенный документу;
- подробно описываются обстоятельства и причины возникновения ошибки в платежном документе.
Если ошибочно пробит чек по онлайн-кассе, отменить его можно при условии оперативного обнаружения недочета. В остальных ситуациях возможен вариант только с корректирующим чеком. Обязательные элементы такого изменяющего платежного документа перечислены в п. 5 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003 г.:
- наименование бланка;
- номер чека, дата его создания;
- идентификационные данные пользователя онлайн-кассы (наименование, ИНН);
- регистрационные данные эксплуатируемой ККТ;
- обозначение заводского кода, присвоенного фискальному накопителю;
- адрес, по которому проводилась сделка купли-продажи (место осуществления расчетов);
- фискальный признак документа.
Как оформить ошибочно пробитый чек?
Онлайн-касса дает возможность в признаке расчета указать корректный код проводимой операции:
- при приходовании средств в кассу проставляется «1»,
- при выдаче – «3».
Тип корректировки может быть обозначен двумя способами:
- «0» проставляется, если корректировка проводится продавцом без предписания налогового органа;
- «1» означает, что основанием для внесения исправлений стало предписание ФНС.
В реквизите «Основание для коррекции» указывается дата и номер прилагаемого к корректирующему чеку пояснительного документа.