Зачем сообщать о новых персональных данных
Свои личные данные граждане предоставляют в различных целях множеству организаций и учреждений: работодателю при устройстве на работу, поликлиникам при получении медицинских услуг, учебным заведениям при обучении, госорганам при регистрации прав и получении различных документов (например, загранпаспорта) и т.д. Все эти лица являются операторами персональных данных на основании закона № 152-ФЗ и обязаны сохранять конфиденциальность полученной информации, не распространяя ее без согласия самого физлица (ст. 7 закона № 152–ФЗ).
Операторы могут обрабатывать персональные данные только в тех целях, для которых они получены. При этом должна быть обеспечена их точность, достаточность и актуальность, для чего оператор удаляет либо уточняет неполную и устаревшую информацию (ч. 6 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Чтобы выполнить данное требование, обновленные данные оператору нужно получить от физлица.
В своевременном обновлении заинтересован и сам гражданин, поскольку устаревшие сведения могут негативно отразиться на нем самом. Например, сменив паспорт, и не известив об этом банк, у него возникают проблемы с переводом денег, платежными картами и т.п.
Каждая организация сама устанавливает регламент действий при смене персональных данных. Госструктуры могут разрабатывать специальные формы заявлений, или анкет, в которых учитываются предыдущие и актуальные персональные данные граждан.
Если изменились личные данные работника
Устраиваясь на работу, сотрудник предъявляет работодателю паспорт, документ о воинском учете, дипломы и т.д. (ст. 65 ТК РФ). Любые из этих сведений могут измениться со временем. В зависимости от того, какие изменения персональных данных произошли, работодатель обязан внести изменения в трудовой договор и кадровые документы.
Но в то же время, закон не обязует сотрудников вовремя извещать работодателя об изменениях своих данных, что весьма невыгодно фирме, ведь налоговая отчетность — если речь идет об отчетности по НДФЛ от налогового агента, поданная с устаревшими сведениями, может быть признана недостоверной. Это грозит штрафом в 500 руб. за каждый некорректный документ (ст. 126.1 НК РФ).
Во избежание проблем со штрафами, работодателю можно внести в Положение о персональных данных, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись, пункт, содержащий конкретный срок, в течение которого работник должен сообщать об изменениях. Также можно прописать порядок такого уведомления. Отметим, что даже при наличии Положения и отметки об ознакомлении с ним работника к какой-либо ответственности за несвоевременное сообщение обновленных персональных данных нельзя. Но соответствующую отметку можно будет показать проверяющим органам, если у них возникнут претензии по некорректному содержанию отчетных документов. Работодатель докажет, что сделал все, что от него зависит для получения актуальных персональных данных о работнике, и вероятность применения к нему штрафных санкций снизится.
Как оформить изменение персональных данных работника?
Можно выделить такие типичные сценарии отражения изменения персональных данных работника в кадровой документации:
- Смена фамилии (например, после вступления в брак) и последующее отражение данного события:
- в трудовом договоре;
- в трудовой книжке (если она используется в бумажном виде).
Кроме того, отчетность в ПФР необходимо будет подавать с указанием новой фамилии. Но не раньше, чем работник принесет из ПФР уведомление АДИ-РЕГ с новой фамилией (как следует из положений п. 2.2.4 Порядка, утвержденного постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).
Необходимо запросить у работника письменное заявление о внесении корректировок в указанные документы. К заявлению нужно попросить приложить копии документов, подтверждающих смену фамилии (свидетельства о браке, нового паспорта). На основании заявления издается приказ о корректировке содержания трудкнижки и составлении допсоглашения к трудовому договору, отражающего изменение фамилии у работника.
Далее корректируются, собственно, указанные кадровые документы. Что касается трудкнижки, то нужно (п. 7 Порядка, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н):
- зачеркнуть исходные сведения на титульном листе;
- вписать новые данные рядом;
- отразить реквизиты подтверждающих документов на внутренней части обложки трудкнижки, заверить их подписью руководителя фирмы (иного уполномоченного лица), печатью при ее наличии).
Для корректировки трудового договора составляется допсоглашение к нему. Там указывается, что трудовой договор следует считать заключенным с работником, который получил новую фамилию, проставляется дата вступления изменений к договору в силу.
- Смена адреса регистрации по месту проживания и последующее отражение сведений об этом в кадровой документации, в которой ранее фиксировался прежний адрес (например, личной карточки по форме Т-2).
В этих целях руководитель фирмы составляет приказы о внесении корректировок в соответствующие документы. К приказу при этом прилагаются копии документов, подтверждающих изменение фамилии, а также заявления — направляемого в данном случае для внесения корректировок в кадровую документацию в связи со сменой адреса.
Сведения об изменении персональных данных для загранпаспорта
Госструктурам сообщать об изменениях своих данных придется в любом случае. Так, при получении загранпаспорта гражданин, обращаясь в миграционную службу МВД, заполняет необходимые документы, и один из основных – заявление на получение загранпаспорта старого или нового образца. Его форма утверждена приказом МВД России от 31.03.2021 № 186 (приложение № 1 к Административному регламенту по приказу № 186).
Помимо актуальных персональных данных (Ф.И.О., пол, дата и место рождения, адрес места жительства и проживания, и т.д.), в заявлении о получении загранпаспорта указываются сведения об изменении личных данных, если они имели место. Вносятся только те данные, которые были изменены. Например, женщина, выйдя замуж, изменила только фамилию. Значит, в пункте 5 анкеты будет заполнена строка «фамилия», а также строки, отведенные для указания места и даты смены данных.
В случае, когда изменения были неоднократными, дополнительно придется заполнить приложение № 1 к заявлению (на необходимом количестве листов) в котором можно указать все остальные случаи смены персональных данных.