Подтверждают ли чеки расходы при расчете налога на прибыль
При расчете налога на прибыль налогоплательщик может уменьшить свои доходы на экономически обоснованные расходы (п. 1 ст. 252 НК), которые подтверждаются надлежащими документами (ст. 265 НК). Исключением являются расходы, перечисленные в ст. 270 НК.
Для целей признания расходов принимаются удостоверяющие документы, которые оформлены в полном соответствии с требованиями законодательства либо обычаями делового оборота иного государства, где они были произведены. Это могут быть и те документы, которые опосредованно подтверждают расходы (например, таможенная декларация).
Поскольку чек ККТ, как уже было сказано выше, – первичный учетный документ, то им тоже можно подтверждать расходы. Ведь по ч. 1 и 5 ст. 9 ФЗ № 402 в послед. ред. 30.12.2021 факты хозяйственной жизни фиксируются именно путем оформления первичной учетной документации. Причем как на бумаге, так и в электронном виде с подписанием ЭП.
Кассовый чек формируется в электронном виде либо печатается на ККТ именно на момент расчета продавца (товаров, услуг, работ) с клиентом. Чек содержит сведения о самом расчете и, соответственно, удостоверяет его факт. Вопрос стоит только в том, достаточно ли информации в чеке для того, чтобы идентифицировать расходы и соотнести ее с реальной деятельностью продавца? Простыми словами, действительно ли обосновывает эта информация расходы?
Как получить дубликат кассового чека в случае его утраты? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно.
Что говорит ФНС
Надо отметить, что еще в 2013-м налоговая служба (письмо с разъяснениями № ЕД-4-3/11515@, датируемое 25.06.2013) обращала внимание, что одних чеков для учета расходов при налогообложении мало. При этом она ссылалась на то, что в число реквизитов чека не входят все требуемые реквизиты учетной документации. Поэтому к ним для подтверждения каких бы то ни было затрат нужно прилагать и иные связующие первичные документы.
К сведению, в 2019-м Минфин вообще заявил, что чек удостоверяет только фактическую оплату, но не обоснует экономическую рациональность затрат (письмо ведомства № 03-03-06/1/32212, датируемое 30.04.2019). Поэтому удостоверить чеком ККТ совершенные расходы можно только в случае, если он включает дополнительные идентифицирующие реквизиты и при соблюдении норм ст. 252 НК.
С течением времени многие положения по применению ККТ утратили силу. К настоящему моменту ситуация поменялась, обязательные реквизиты чека включают всю требуемую информацию сообразно ныне действующему п. 1 ст. 4.7 ФЗ № 54. Идентифицировать продавца (пользователя ККТ) по нему возможно. По сути, этих реквизитов достаточно для использования чека как первичного учетного документа, необходимого для учета расходов. Кстати сказать, что касается подписи, она не является обязательной, но ее можно ввести как дополнительный реквизит самостоятельно.
Прямого запрета на подтверждение затрат чеками ККТ нет. Важно, чтобы они были оформлены сообразно требованиям ФЗ о ККТ и отвечали всем условиям п. 1 ст. 4.7. Тогда он будет содержать все сведения, позволяющие и оприходовать, и принять к учету.
Хранение электронных чеков
Итак, при расчетах продавец оформляет чеки на бумаге, а если клиент сообщает свой мобильный номер, e-mail, то в электронном виде. Электронный чек для целей подтверждения затрат можно сохранить, не распечатывая, без бумажной копии.
Если такой сохраненный чек можно отыскать в приложении "Проверка чеков ФНС России", он используется для подтверждения совершенных расходов. Это же правило применяется и по отношению к его скан-образу. Если у него отчетливый, читабельный QR-код, посредством которого данный чек можно отыскать в приложении ФНС, то он признается документом, удостоверяющим затраты. Об этом свидетельствуют разъяснения налоговой службы 2022-го г. (письмо № АБ-4-20/4292@, датируемое 08.04.2022).