Федеральный закон от 03.07.2016 №290-ФЗ существенно изменил порядок использования ККТ. Он вводит обязательное применение онлайн-касс, с которых можно передавать фискальные документы автоматически в ФНС. Рассмотрим, какие документы нужны при кассе-онлайн и при осуществлении ее регистрации.
Как проходит процедура регистрации онлайн-ККТ
ККТ, которую используют для расчетов организации и ИП, подлежит обязательной регистрации (п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 №54-ФЗ). Для того чтобы процедура регистрации прошла быстро, необходимо собрать все документы для регистрации онлайн-касс в налоговой.
С 1 февраля 2017 года отменена возможность регистрации в ФНС любых других касс, кроме онлайн. При приобретении кассы нового образца, нужно обязательно проверить, числится ли данная техника в реестре ККТ, подписать договор с оператором фискальных данных (ОФД), подать в ФНС документы для регистрации онлайн-кассы.
Согласно общему правилу регистрация онлайн-касс осуществляется в налоговом органе (ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 №54-ФЗ). Заявление можно подать:
- в отделение налоговой инспекции на бумаге;
- с помощью кабинета ККТ в электронном виде (в заявлении будет указана дата размещения);
- с помощью ОФД (заявление будет подано той датой, когда оно было передано ОФД).
Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы
Процедура регистрации возможна при наличии особого ПО и технических возможностей. В частности, организациям для этого нужно приобрести квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (КСКПЭП), а ИП – усиленную электронную подпись (УЭП). Их выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ.
Индивидуальным предпринимателям и организациям понадобятся такие данные и документы для регистрации онлайн-кассы:
- УЭП или КСКПЭП на доступном цифровом носителе (жесткий диск, USB-ключ, смарт-карта или универсальная электронная карта);
- карта предприятия с реквизитами;
- название торговой точки;
- адрес, по которому будет установлена онлайн-касса, фискальный регистратор, ПТК (организации при несовпадении фактического и юридического адреса должны открыть обособленное подразделение);
- Свидетельство о регистрации (ксерокопия);
- Свидетельство о постановке на налоговый учет (ксерокопия);
- Договор с ОФД.
На руках нужно иметь онлайн-ККТ с подключенным фискальным накопителем. Также нужно знать номера ККТ и фискального накопителя, они указаны в паспортах устройств или на чеке диагностики на кассе.
При переходе на онлайн-кассы, первичные документы по регистрации и поступлению денег от населения по формам КМ-1 – КМ-9 заполнять не обязательно (письмо Минфина РФ от 16.09.2016 №03-01-15/54413). При приобретении онлайн-кассы знаки обслуживания на нее клеить нет необходимости.
Касса-онлайн: какие документы вести
При установке онлайн-кассы нужно вести кассовую книгу, где отражается движение денежных средств. Принцип работы с ней не изменяется, независимо от новшеств. Записи в нее вносятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО). Оформление ПКО и РКО будет производиться, как и ранее, в порядке, предусмотренном в Указаниях Центрального банка от 11.03. 2014 №3210-У.
А вот унифицированные формы документов, которые утверждены в постановлении Госкомстата России от 25.12.1998 №132.для работы с новыми ККТ применять не нужно. Об этом в том числе сообщал Минфин в письме № 03-01-15/54413 от 16.09.16 г.
Какие документы оформлять при использовании онлайн-кассы
В начале работы кассир должен сформировать отчет об открытии смены, а в конце смены – отчет о закрытии. Второй составляется максимально через 24 часа после первого (п. 2 ст. 4.3 Закона от 01.01.2017 №54-ФЗ).
Этот тип кассы настроен на выдачу покупателю нового варианта чека. В нем предусмотрен 21 обязательный реквизит, тогда как ранее их было всего 7 (п.1 ст. 4.7 Закона от 01.01.2017 №54-ФЗ). Помимо бумажного чека при желании покупателя ему можно отправить электронный вариант чека.
БСО можно будет предоставить либо в электронном виде, либо напечатанные через автоматизированную систему. Новые кассы могут печатать дополнительные виды чеков, в частности, чек коррекции, который оформляется, если обнаружена неучтенная выручка за день, а также чек с признаком возврата прихода. Он пробивается, когда нужно вернуть денежные средства покупателю в наличной и безналичной форме.
Таким образом, с введением онлайн-кассы, документооборот существенно упростился, также, как и процедура регистрации ККТ в ФНС.