Цель деятельности любой организации – получение прибыли. Однако работу фирмы невозможно представить без взаимодействия с другими компаниями. С партнерами заключаются договоры на реализацию продукции или поставку товара, осуществление услуг. Любые отношения со сторонними организациями должны подтверждаться документально. Необходимо наличие подписанного сторонами договора, а также учет хозяйственных операций в соответствии с актуальными нормами законодательства.
Документы для расчетов с поставщиками
Документальное оформление расчетов с поставщиками и подрядчиками позволяет решить несколько задач:
– упорядочение информации о взаиморасчетах с контрагентами;
– сбор сведений для предоставления контролирующим органам при проведении проверки;
– возможность постоянно осуществлять контроль над дебиторской и кредиторской задолженностью;
– осуществление взаиморасчетов на основе единых форм.
Взаимодействие с партнерами осуществляется только при наличии заключенного договора. Также компаниям необходимо будет подготовить расчетные документы и акт, подтверждающий факт выполненных работ или оказанных услуг.
При работе с поставщиками используются:
– товарные и товарно-транспортные накладные;
– акты, подтверждающие факт получения товара;
– акты, подтверждающие, что у получателя нет претензий к количеству и качеству поставляемой продукции;
– расчетную документацию. Речь идет о счетах и счет-фактурах.
Данные сведения необходимо упорядочивать, чтобы не возникало путаницы или не происходило задвоения документов, что лучше сделать в регистрах учета. Можно для этого использовать журнал-ордер №6.
Журнал операций
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками представляет собой документ, который составляется на основе сведений, полученных из платежных поручений, счетов и актов выполненных работ.
Журнал расчетов с поставщиками и подрядчиками обязательно должен содержать:
– идентификационные данные документа, на основе которого вносится запись;
– сведения о поставщике или подрядчике;
– номер счета, на основании которого ведется бухгалтерский учет;
– итоговую сумму операции;
– дополнительные сведения.
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками заполняется ежедневно. По итогам месяца данные суммируются и вносятся в Главную книгу. Следует отметить, что в Главной книге не отражаются операции по исполнению обязательств перед кредиторами.
Порядок осуществления расчетов
Чаще всего партнеры осуществляют расчеты в безналичной форме. Это дает возможность взаимодействовать с организациями без учета территориального нахождения. Осуществление расчетов происходит в следующем порядке:
– после выполнения обязательств, указанных в договоре, на имя организации выписывается платежное поручение;
– если руководитель согласен с указанными данными, он передает поручение в банк, предварительно заверив его;
– при наличии необходимой суммы на счете средства переводятся банком на расчетный счет поставщика.
На основе данных сведений проводятся сверки, позволяющие выявить факт задолженности или переплаты.
Ведение документации по расчетам с поставщиками и подрядчиками требует постоянного внимания. Только регулярное и корректное заполнение сведений позволит правильно вести бухгалтерский учет, а значит, избежать разногласий при проведении проверок.