Современная система документооборота между субъектами хозяйствования и контролирующими структурами построена на двух принципах:
-
подача документов и отчетности в бумажном виде (обычно при условии небольшой среднесписочной численности штата);
-
обмен информацией в электронном формате.
В последнем случае передача данных осуществляется через интернет с участием официальных посредников – операторов ТКС. Процесс отправки и приема сведений регламентирован законодательно, ко всем участникам процедуры документооборота предъявляются особые требования.
ТКС – что это?
ТКС расшифровывается как телекоммуникационный канал связи. Он позволяет передавать большие объемы информации на любые расстояния в сжатые сроки. Такой формат взаимодействия характерен для отношений между налогоплательщиками и ФНС, внебюджетными фондами, другими контролирующими структурами. Обмен данными может производиться посредством использования специализированного программного обеспечения, устанавливаемого на ПК, или через онлайн-сервисы официальных сайтов госструктур.
Участниками электронного документооборота являются три стороны:
-
субъект хозяйствования;
-
посредник – оператор ТКС;
-
контролирующий орган.
Документы могут отправляться в обе стороны – например, как налогоплательщиком в ФНС, так и от ФНС в адрес субъекта предпринимательства. При использовании ТКС личный кабинет создается на каждого налогоплательщика. Доступ к нему осуществляется через индивидуальный логин и пароль, пересылаемые документы визируются при помощи электронной цифровой подписи. Отправленные отчетные документы обычно не надо дублировать на бумаге и пересылать почтой или относить в контролирующий орган лично - подписанные ЭЦП электронные формы приравниваются к бумажным аналогам. Документация может составляться непосредственно в программе на электронных бланках или формироваться из скан-копий.
Требования по ТКС
Суть ТКС сводится к осуществлению следующих операций:
-
формирование электронного документа;
-
отправка данных оператору ТКС;
-
шифровка сведений;
-
передача информации в контролирующий орган;
-
расшифровка данных;
-
создание и отправка налогоплательщику квитанции о приеме электронного документа.
Требования по ТКС к отправителям данных заключаются в следующем:
-
наличие регистрации в качестве участника системы электронного документооборота;
-
у субъекта хозяйствования должен быть договор с оператором ТКС на обслуживание;
-
документы подписываются актуальной ЭЦП (электронно-цифровой подписью).
Организация системы электронного документооборота применительно к налоговым декларациям регламентирована нормами приказа ФНС от 31.07.2014 г. № ММВ-7-6/398@. В электронном формате можно не только отправить отчетность, но и оформить запрос на получение справки о состоянии налоговых расчетов, акта сверки с ФНС, детальной расшифровки платежей и т.п.
Операторы ТКС
Оператор ТКС должен соответствовать параметрам, обозначенным в приложении к Приказу ФНС от 04.03.2014 № ММВ-7-6/76@:
-
в роли оператора может выступать только российское предприятие, у которого имеются актуальные лицензии, выданные ФСБ РФ, для осуществления деятельности по разработке, производству и реализации автоматических средств шифровки и передачи данных, для проведения мероприятий в рамках услуг по шифровке информации, обслуживанию специализированных криптографических средств;
-
наличие лицензии на оказание услуг по передаче данных по ТКС;
-
документально подтвержден факт обладания сертифицированными программными средствами, через которые осуществляется электронный документооборот;
-
наличие сертифицированных средств подписи электронных форм документов;
-
технические устройства и телекоммуникационные сети, используемые в основной деятельности, расположены на территории РФ;
-
у оператора должен быть круглосуточный доступ в интернет и действующий договор с налоговым органом.
При возникновении спорных вопросов по факту предоставления либо непредоставления документов или отчетов оператор по ТКС может выступать в качестве свидетеля, который удостоверяет факт передачи данных или опровергает его. В число задач оператора ТКС входит обеспечение конфиденциальности данных и постоянная актуализация отчетных форм.