Аудит операций с основными средствами

Что такое аудит основных средств

Аудит основных средств – это проверка соблюдения бухгалтерией организации требований законодательства, предъявляемых в отношении ведения учета основных средств.

Аудит ОС проводится с целью выражения мнения о достоверности бухгалтерской отчетности относительно данных, отраженных в учете предприятия.

В ходе аудита проверяются:

• Корректность квалификации актива в качестве основного средства;
• Правильность отражения поступления и выбытия ОС;
• Полнота и правильность заполнения документов, сопровождающих движение ОС;
• Корректность отражения затрат на восстановление ОС;
• Правильность оценки / переоценки / дооценки ОС;
• Сохранность и физическое наличие объекта ОС на территории проверяемого предприятия;
• Корректность проводок по движению ОС;
• Корректность начисления амортизации;
• Отнесение объекта ОС к верной амортизационной группе;
• Правильность заполнения бухгалтерской отчетности в части активов основных средств;
• Корректность расчета налогов (прибыль и НДС) в ходе операций по движению ОС.

Итак, можно сделать вывод, что аудит основных средств, это комплекс мер, направленный на проверку правильности отражения и учета объекта основных средств на балансе предприятия.

Еще больше информации по теме - в "КонсультантПлюс". Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Задачи аудита основных средств

Основными задачами, которые решает аудиторская проверка операций с основными средствами, являются:

1. Аудит учета основных средств, т.е. проверка правильности отражения всех операций с этими объектами (поступление, выбытие, внутреннее перемещение). В том числе проверяется учет арендованных и сданных в аренду ОС на забалансовых счетах.
2. Контроль правильности начисления амортизации и отнесения ее на затраты в бухгалтерском и налоговом учете.
3. Проверка отражения операций по текущему ремонту и модернизации ОС.
4. Проверка действующего в организации порядка обеспечения сохранности ОС.
5. Анализ эффективности использования ОС. Эта задача не входит в стандартный перечень и выполняется, если есть запрос от проверяемой организации.

Кто должен проводить аудит

Существует ряд организаций, которые, в силу законодательства, подлежат обязательному аудиту бухгалтерской и финансовой отчётности.

Однако, запрета на проведение аудита не существует и руководство любой организации может принять решение о проведении аудита перед представлением отчетности в контролирующие органы.  

Более того, на больших предприятиях как правило существуют отделы внутреннего аудита. Это позволяет минимизировать риск появления ошибок при ведении бухгалтерского, складского, логистического и иного учета.

Аудит основных средств – пошаговая инструкция

Аудит основных средств проводится с применением стандартных приемов, присущих любой проверке:

• Запрос;
• Наблюдение;
• Инспектирование;
• Подтверждение;
• Пересчет и прочее.

Выбор способов, с помощью которых будет проходить проверка зависит от аудиторов и основывается на их профессиональных предпочтениях.

Рассмотрим подробно типичный ход аудиторской проверки основных средств:

Проверка организации учета основных средств

Первое, с чего проверяющие начинают свою работу – это проверка соответствия ведения учета законодательной базе.

Следует помнить, что с 2022 года стал обязательным для применения ряд новых стандартов и многие документы, которыми бухгалтер руководствовался совсем недавно утратили силу.

На сегодняшний день для учета операций с основным фондом организации необходимо следовать следующим положениям и указаниям:

• ФСБУ 25/2018;
• ФСБУ 6/2020;
• ФСБУ 26/2020.

На местах, основной источник информации об основных средствах – это первичная документация:

• Приемо-сдаточные акты;
• Акты о вводе ОС в эксплуатацию;
• Накладные на внутреннее перемещение и прочее.

Аудит ведения учета основных средств может быть:

• Сплошной;
• Выборочный.

Начиная проверку, аудиторы стремятся удостовериться, что учет ведется верно, т.е. по отдельным объектам с присвоением каждому ОС инвентарного номера, который закреплен за ним на весь период эксплуатации.

Учет по каждому объекту должен вестись в инвентарных карточках или книгах. Их наличие и правильность заполнения проверяет аудитор. Одновременно оценивается корректность присвоения шифра амортизационных отчислений.

Аудитор при проведении проверки должен убедиться, что:

• За наличием и сохранностью фонда основных средств обеспечен соответствующий контроль;
• Активы обоснованно отнесены к разряду основных средств, а также корректно сгруппированы по амортизационным группам, согласно классификатора;
• Оценка ОС производилась согласно законодательству;
• Операции по поступлению и выбытию объектов ОС отражены в бухгалтерском учете в срок и с соблюдением стандартов;
• Операции по износу, ремонту и модернизации отражают достоверную информацию;
• Документы, на основании которых отражены проводки о движении основных средств оформлены должным образом;
• Приказом руководителя назначены материально ответственные лица, несущие ответственность за сохранность материальных активов;
• Оформлены ли договора о полной индивидуальной ответственности с материально ответственными лицами;
• Созданы ли условия для обеспечения сохранности объектов основного фонда;
• Соблюдены ли правила охранной и противопожарной безопасности;
• Разработана ли процедура вывоза объектов ОС с территории организации;
• Инвентаризация проводилась регулярно и в срок и прочее.

На основании данных последней амортизации проверяющий анализирует обнаруженные при этом ошибки и меры, принятые для их устранения.

В случае, если инвентаризация не проводилась более трех лет, то, аудитор потребует ее проведение и, вероятнее всего, примет в ней участие. Это даст ему возможность выполнить свою работу качественно и значительно снизить аудиторский риск.

Если проверяющий не в первый раз приглашается для аудита конкретной организации, то ему остается лишь убедиться, что остатки на начало отчетного периода соответствуют остаткам по соответствующим счетам отчета о проведении предыдущего аудита.

Проверка бухгалтерской отчетности

Аудит основных средств как самостоятельное мероприятие проводится крайне редко, и, как правило, только в особых случаях (выявление факта воровства или порчи имущества). Обычно, аудит основных фондов является частью общей проверки всей бухгалтерской и финансовой отчетности.

Итоговая цель проведения аудита – это получение обоснованного мнения о достоверности и полноте информации по всем активам проверяемого предприятия, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности и пояснениях к ней.

Как мы видим, в активе первой формы бухгалтерской отчетности отражена остаточная стоимость основных средств организации, т.е. разница, между первоначальной стоимостью и суммой накопленной амортизации.Таким образом становится очевидно, как важно при проведении аудита проверить не только ситуацию «на сегодняшний день», но и установить корректность первоначальной стоимости и правильности начисления амортизации.

Как мы знаем, ежемесячно часть стоимости основных средств, посредством начисления амортизации, переносится на себестоимость продукции. В свою очередь себестоимость является одним из ключевых показателей второй формы бухгалтерской отчетности. От правильности ее начисления в итоге зависит правильность расчета чистой прибыли / убытка организации.

Помимо первой и второй форм, информация о наличии и движении основных средств отражается в одноимённой форме Приложения 2 бухгалтерской отчетности. Именно на эту форму аудиторы обращают особое внимание. Здесь, в развернутом виде представлена абсолютно вся информация по всем ОС предприятия. Опираясь именно на эту форму проверяющие сличают верность оформления первичной документации при поступлении, переоценке, выбытии и начислении амортизации.Пошагово рассмотрим каждый из этапов работы аудиторов.

Проверка первичных документов

Аудиту первичной документации по операциям с основными фондами предприятия аудиторы уделяют особое значение. Возможен даже вариант проведения экспертизы договоров на приобретение объекта ОС.

Формирование достоверной первоначальной стоимости во многом зависит от правильности оформления в учете всех операций, сопровождающих поступление актива.

Выбор наименования документа, которым необходимо оформить поступление или выбытие ОС во многом зависит от источника поступления или направления выбытия актива.

Задача аудитора проверить корректность оформления первичной документации, на основании которой была сформирована стоимость объектов, поставленных на учет. Тоже относится и к процедуре определения рыночной стоимости при переоценке ОС или приобретении оборудования бывшего в употреблении. В таких случаях проверяются экспертные заключения, справки организаций производителей и прочее. При этом, аудитор запросит копии документов, подтверждающих уровень квалификации оценщика, выдавшего заключение, а также документы на право заниматься оценочной деятельностью.

Особое значение уделяется соответствию периода получения документов на приобретение ОС и даты принятия актива к учету.

При аудите отчетности организации могут быть выявлены активы, на которые проверяемая организация не имеет прав собственности. В подобных случаях аудитор определяет правомерность отражения данных ОС в отчетности, а также оценить степень влияния на достоверность бухгалтерской и финансовой отчетности. В любом случае данный факт будет отражен в аудиторском заключении.

Чаще всего описанная выше ситуация может возникнуть в связи с договорами залога, и именно аудит задолженности по кредитам и займам может вывести проверяющего на основное средство, по которому еще не перешло право собственности. На языке аудиторов подобная процедура носит название «перекрёстные аудиторские процедуры».

Также подобные ограничения прав собственности могут быть частью договоров лизинга или при приобретении основных средств с отсрочкой платежа. Такие нарушения как правило выявляются при анализе соответствия взаиморасчетов с контрагентами заключенным договорам.

При обнаружении ограничений прав собственности, задача аудитора заключается в том, чтобы проверить, что подобные ограничения раскрыты в финансовой отчетности предприятия.

Далее задачей аудитора является проверка оценки активов основного фонда. Подобный анализ осуществляется путем проверки первичных документов, на основании которых была рассчитана первоначальная стоимость (стоимость самого оборудования и дополнительных расходов). Для этого проверяются счета-фактуры, полученные от поставщиков, акты выполненных работ, накладные и прочее.

Определив соответствие первоначальной стоимости первичной документации, аудитор должен оценить достоверность отражения в учете кредиторской задолженности по полученным основным средствам. В этом случае опять применяется принцип перекрестной аудиторской процедуры.

В ходе проверки достоверности отражения в учете и отчетности операций по движению ОС, аудитор проводит выборочный анализ договоров купли-продажи, актов приема-передачи, актов на списание ОС и прочих первичных документов.

Статья по теме: Проводки по списанию основных средств Проводки по списанию основных средств в 2022 году необходимо выполнять по регламенту, закрепленному в обязательном к применению в этом году ФСБУ 6/2022. Бухгалтер, будь то коммерческая организация или бюджетное учреждение, должен правильно учесть остаточную стоимость списываемого актива, исчислить налогооблагаемую базу, рассчитать разницы между БУ и НУ. Именно об этом пойдет речь в сегодняшней публикации. Подробнее

Проверка отнесения активов к основным средствам

При принятии решения об отнесении актива к основным средствам, равно как и при проверке правильности этого отнесения придется обратиться к теории. К объектам ОС относятся активы, удовлетворяющие следующим требованиям:

• Имущество приобретено с целью использования в процессе производства, выполнения работ, оказания услуг или для нужд управленческого аппарата организации;
• Срок полезного использования имущества превышает 12 месяцев;
• При приобретении не предполагается последующая перепродажа;
• Актив способен приносить экономическую выгоду в настоящий момент или в будущем.

Именно эти критерии в первую очередь оценит аудитор при определении правомерности отнесения актива к объектам ОС.

Следующим шагом следует изучение учетной политики предприятия в части учета операций с основными средствами. В обязательном порядке в учетной политике должен быть прописан лимит стоимости активов для отнесения их к основным средствам по бухгалтерскому учету. Лимит для налогового учета определен законодательно.  

Проверка первоначальной стоимости основных средств

О проверке правильности исчисления первоначальной стоимости мы уже упоминали, когда рассказывали о этапе аудита первичной документации.

Как известно, первоначальная стоимость формируется из стоимости самого оборудования и всех сопутствующих расходов.

При проверке калькуляции первоначальной стоимости аудитор проверяет все контракты и первичные документы по приобретению актива, акты выполненных работ по доставке оборудования, монтажу, обучению по работе на оборудовании.

Самой популярной ошибкой бухгалтера является ситуация, когда в первоначальную стоимость амортизируемого оборудования включается только цена актива, а вышеперечисленные сопутствующие затраты списываются одномоментно в расход того периода, когда услуги были оказаны.

Такое нарушение непременно будет отражено в аудиторском заключении, а рекомендациях бухгалтер найдет предписание исправить сложившуюся ситуацию.

Проверка учета амортизации основных средств

Аудит амортизации ОС является важнейшим моментом при проведении общей проверки учета и отчетности организации. Особый момент заключается в том, что далеко не у всех предприятий налоговый и бухгалтерский учет в части амортизации основных средств идентичен.

Достоверность начисления амортизации особо важна в связи с тем, что она учувствует в формировании себестоимости, и, следовательно, оказывает влияние на финансовый результат организации. В свою очередь от финансового результата зависит база для начисления налога на прибыль.

Не следует забывать и о том, что по амортизации можно судить об окупаемости ОС.

При аудите амортизации, проверяющий должен выяснить:

• Соответствует ли порядок начисления амортизации для целей бухгалтерского и налогового учетов нормативным актам;
• Учтены ли особенности начисления амортизации в отношении основных средств, эксплуатируемых в агрессивной среде (алгоритм применения ускоренной амортизации);
• Соответствуют ли амортизационные группы, к которым отнесены ОС классификатору;
• Соблюдены ли правила начисления амортизации по активам, находящимся на реконструкции и модернизации;
• Утверждена ли документация по основным средствам, находящимся на консервации;
• Соответствуют ли бухгалтерские проводки плану счетов в соответствии с требованиями законодательства;

Аудит амортизации основных средств производится на выборочной основе, путем арифметического расчета амортизации ряда случайно выбранных активов. Для этого проверяющему необходимо ознакомиться с учетной политикой, чтобы выяснить методы начисления амортизации и суммы лимитов для отнесения имущества к разряду основных средств.

Помимо этого, аудитор проверяет сроки полезного использования объектов ОС. В случаях, когда предприятие неоднократно меняет этот срок, аудитор запрашивает документацию, подтверждающую обоснованность подобных действий.

Аудит амортизации в обязательном порядке проводится параллельно как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Анализ начинается с изучения состава ОС, подверженных амортизации. Только после этого проверяются на соответствие нормы амортизации, т.е. аудитор должен убедится, что методика расчета норм соответствует современному законодательству и учетной политике.

Далее под изучение попадают сроки полезного использования активов. Аудитору предстоит выяснить соответствуют ли утвержденные сроки характерным для подобных объектов показателям. Для этого изучаются акты ввода оборудования в эксплуатацию и документы по переоценке ОС.

Проверяющий должен убедиться, что в состав амортизируемого имущества не включены средства, начисление амортизации по которым не должно производиться, такие как законсервированные объекты ОС или отправленные на модернизацию.

Помимо прочего при проверке определяется правомерность отнесения имущества к той или иной амортизационной группе. Формирование групп идет на основании срока полезного использования объекта и должно соответствовать классификатору ОС.

Особое внимание аудиторы уделяют объектам ОС, которые подлежат обязательной государственной регистрации. Такие объекты должны быть выделены в отдельную амортизационную группу. Кроме прочего, проверяющий запрашивает документы, подтверждающие факт регистрации указанных прав на объект.

Таким образом можно резюмировать:

Аудитор при проверке правильности начисления амортизации должен убедиться, что:

• Все объекты соответствуют амортизационным группам, к которым отнесены;
• Верно исчислен срок полезного использования объекта ОС;
• Информация о первоначальной и остаточной стоимости в учете достоверна;
• Выбранный метод амортизации закреплен приказом об утверждении учетной политики;
• Нормы амортизации соответствуют законодательству;
• Сумма амортизации рассчитана верно.

Как и все прочее, мнение аудитора в отношении правильности начисления амортизации будет отражено в аудиторском заключении.

Проверка учета ремонта и модернизации основных средств

Гарантия правильной и бесперебойной работы оборудования на предприятии обеспечивается не только систематической проверкой и текущим обслуживанием оборудования. Периодически основной фонд предприятия нуждается в ремонте, модернизации и реконструкции.

Ремонт может быть:

• Текущий,
• Средний;
• Капитальный.

В реальности, полагаясь на сметы израсходованных материалов и список выполненных работ, провести четкое разграничение между капитальным ремонтом и модернизацией весьма непросто. И тем не менее, именно от того, каким образом квалифицированы мероприятия по восстановлению объекта ОС зависит включать ли расходы в себестоимость продукции или отнести на счета капитальных вложений.

Именно поэтому при проведении аудита проверяющий с особой тщательностью проверяет документацию по восстановлению активов предприятия и операции, отраженные в учете.

В первую очередь аудитор определяет эффект, который был оказан на активы в ходе восстановительных работ. Для этого проверяющий составляет запрос о процессе принятия решения о необходимости проведения реконструкции или модернизации.

Ответ должен содержать информацию о документообороте по работам, отсылку на учетную политику и должностные инструкции.

При отнесении таких работ к модернизации или ремонту, в первую очередь учитывается изменение технологического или служебного назначения актива, либо же приобретение им совершенно новых качеств и свойств. Примечательно, что стоимость работ при этом не играет никакой роли.

Следующим этапом в работе аудитора является запрос о стоимости и масштабах проведенных работ. Аудиторскими доказательствами в данном случае будут договоры подряда и акты приема-передачи модернизированных объектов.

Затраты, понесённые на модернизацию и реконструкцию, увеличивают первоначальную стоимость актива, а изменение свойств объекта основных средств может привести к пересмотру срока полезного использования.

Помимо этого, изменение первоначальной стоимости влечет за собой пересчет амортизационных отчислений исходя из остаточной стоимости актива на первое число месяца, следующего за месяцем, в котором была завершена модернизация и нового срока полезного использования.

В связи с этим в своей работе аудитор использует такой метод, как пересчет. Пересчету будут подлежать ОСВ 01.08.02 счетов.

Помимо теоретических, законодательных и арифметических моментов, аудитор проверяет документацию, которой были оформлены восстановительные работы:

• Сметы на выполнение работ;
• Дефектные ведомости;
• Акты выполненных работ;
• Акты приема – передачи отремонтированных / модернизированных объектов;
• Требования накладные на отгрузку материалов со склада;
• Инвентаризационные карточки и прочее.

Теперь более подробно рассмотрим на что обращает внимание аудитор при проверке операций по ремонту оборудования.

В первую очередь для получения аудиторских доказательств аудитор руководствуется нормативно-правовой базой, которая гласит, что ремонт проводится:

• По заранее разработанному плану;
• Имеет планово-предупредительный характер;
• Базируется на технических характеристиках актива и особенностях эксплуатации.

Затраты, понесенные в ходе ремонта, учитываются на основании первичных документов:

• Товарные накладные;
• Акты выполненных работ и прочее.

Скрупулезная работа опытного аудитора, основанная на четко спланированной процедуре проведения проверок, способствует минимизации ошибок в учете на ремонт, реконструкцию и модернизацию объектов ОС, а в случае обнаружения таковых, поможет исправить их до подачи отчетности в контролирующие органы.

Проверка учета выбытия основных средств

В ходе аудита проверяются не только объекты основных средств, которые на отчетную дату отражены в балансе организации, но и те активы, которые выбыли в течение инспектируемого периода.

Списание основных средств происходит в случаях:

• Физического или морального износа;
• Порчи в ходе эксплуатации, стихийных бедствий и иных обстоятельствах;
• Хищении;
• Реконструкции;
• Замены на более экономически эффективные;
• Перепрофилирования производства и прочее.

Задачей аудитора является установление причины выбытия актива, а также правомерность и экономическая обоснованность подобных операций. Помимо этого, проверяется полнота оприходования запчастей, которые возможно использовать в дальнейшем производстве, лома и иных частей демонтируемого оборудования.

Правомерность и целесообразность подтверждается:

• Первичной документацией по выбытию ОС:
• Актами на списание;
• Актами приёма-передачи;
• Накладными;
• Счетами фактурами и прочими документами.
• Данными аналитического и синтетического учета:
• Карточками движения ОС;
• Ведомостями учета ОС;
• Журналами-ордерами;
• Главной книгой.

При инспектировании документации, аудитор обращает внимание на соблюдение установленных образцов форм, полноту заполнения реквизитов, наличие мотивированных заключений комиссии и их подписей.

Заключительным этапом идет проверка правильности отражения операций по выбытию ОС на счетах учета.

Анализ эффективности использования основных средств

Для определения эффективности использования ОС рассчитывается ряд относительных показателей, основными из которых являются:

1. Фондоотдача – отношение объема выручки от реализации к стоимости ОС. Этот коэффициент показывает, сколько выручки «генерирует» 1 руб. стоимости ОС.

• ФО = В / СОС, где
  • СОС – средняя стоимость основных средств за анализируемый период; в данном случае используется первоначальная стоимость (т.е. без учета накопленной амортизации)

2. Фондоемкость – величина, обратная фондоотдаче, показывающая, сколько приходится ОС средств на 1 руб. произведенной продукции:

• ФЕ = СОС / В

Чем более эффективно используются ОС, тем выше фондоотдача и ниже фондоемкость.

Фондовооруженность характеризует обеспеченность труда работников основными фондами

• ФВ = СОС / Ч, где Ч – среднесписочная численность работников за проверяемый период.

Размер данного коэффициента зависит от специфики производства, но в общем случае рост этого показателя считается положительным фактором, т.к. говорит об обновлении основных фондов предприятия.

Устранение ошибок, выявленных в ходе аудита

Каждая аудиторская проверка заканчивается получением от аудиторов двух документов:

• Аудиторского заключения – которое вместе с бухгалтерской отчетностью представляется в контролирующие органы, а также выкладывается на сервис Федресурса;
• Письменная информация, где подробнейшим образом отражено мнение аудиторов с указаниями ошибок и недочетов учета.

Все обнаруженные в ходе аудита ошибки в письменном виде доводятся до руководителя организации вместе с рекомендациями по их устранению.

Исправить ошибки необходимо в обязательном порядке в соответствии с нормативно-правовой базой и рекомендациями аудиторов. Если ошибка выявлена до окончания года, то исправить ее необходимо в месяце выявления ошибки. Если же ошибка обнаружилась после закрытия периода, но до подписания бухгалтерской отчетности, то исправительные проводки регистрируются декабрем месяцем.

Итоги

Аудит операций с основными средствами позволяет проверить полноту и правильность отражения в учете их движения, а также ремонта и модернизации. Кроме того, проверяется начисление амортизации и обеспечение сохранности объектов ОС. По запросу проверяемой организации в рамках аудита ОС также может быть проведен анализ эффективности их использования. Методика аудита основных средств и нематериальных активов во многом аналогична, с поправкой на особенности НМА, вытекающие из их невещественной природы.