Применение в процессе хозяйственной деятельности бланков строгой отчетности предполагает передачу документов ответственному лицу для оформления и выдачи подписанных экземпляров клиентам. Получение сотрудником БСО должно сопровождаться выполнением ряда условий. Фиксация факта передачи и приема работником бланков производится в акте.
Акт приема-передачи бланков строгой отчетности: образец
Учет БСО предполагает документальное оформление каждого случая перемещения бланков. Акты о передаче форм строгой отчетности составляются в случаях:
- получения отпечатанных на типографии бланков (образец акта подписывается представителем типографской компании, бухгалтером фирмы-заказчика и кладовщиком или другим ответственным за хранением сотрудником);
- акт приема-передачи бланков строгой отчетности формируется при выдаче документов должностным лицам предприятия, ответственным за оформление бланков (форма акта произвольная);
- при перемещении документации из одного отдела в другой со сменой материально ответственного лица, принимающего ее на хранение.
Акт приемки БСО, образец его составления, должен содержать обязательные реквизиты:
- Информация о комиссии, которая назначена для контроля процедуры передачи бланков.
- Результаты проверки на комплектность и правильность структуры документов.
- Указание первичных документов, связанных с процессом приема партии БСО.
- Точное количество принимаемых экземпляров – фактическое наличие, данные из накладной. Обязательно приводится серия бланков.
- Определение несоответствий заявленному количеству БСО – излишки, недостачи, бракованные экземпляры.
- Стоимость партии документов.
- Отметка о принятии к учету БСО.
Заполненный акт подписывают все члены комиссии и лицо, принявшее бланки на хранение.
Акт передачи БСО сотруднику: образец документа и порядок действий
Для передачи на хранение или с целью заполнения БСО сотруднику предприятия необходимо, чтобы этот работник соответствовал таким требованиям:
- между выбранным должностным лицом и организацией составлен договор о материальной ответственности;
- имеется действующий приказ о причислении этого сотрудника к категории материально ответственных работников.
Акт составляется после того, как работодатель обеспечил для ответственного лица условия, необходимые для сохранности бланков. Факт приема БСО сотрудником должен подтверждаться независимыми лицами. Для этого создается комиссия, участвующая в подсчете передаваемых документов, оценке их целостности (п. 15 Положения, утвержденного Постановлением № 359 от 06.05.2008).
Комиссия наделяется правами по:
- личному присутствию при процедуре получения материально ответственным лицом документации;
- проверке количества экземпляров;
- сверке серий и номеров БСО с данными, указанными в накладной.
Акт приема БСО формируется при соблюдении последовательности процедур:
- Бланки проверяются на целостность.
- Контроль соответствия сведений о сериях и номерах БСО.
- Поштучный пересчет передаваемых документов.
- Внесение в форму акта информации о фактическом количестве экземпляров, наличии или отсутствии бракованных бланков.
- Отражение в акте стоимости бланков.
- Удостоверение членами комиссии достоверности сведений, указанных в акте, с проставлением подписей и даты проведения процедуры.
- Отметка о принятии на хранение бланков материально ответственным лицом с проставлением им подписи.
После оформления акта ответственное лицо забирает полученные им БСО и складывает их в сейф. Ячейку сейфа с бланками строгой отчетности рекомендуется опломбировать.