Бланки и вкладыши трудовых книжек учитываются в организациях с особой строгостью. Уничтожить и списать испорченные бланки просто так нельзя – предварительно необходимо составить акт на списание трудовых книжек. Такое требование установлено в п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225.
В каких случаях можно списать трудовые книжки?
Акт на списание трудовых книжек составляют в таких случаях:
- если с годами бланки трудовых книжек потеряли должный вид;
- при неаккуратном заполнении новых книжек сотрудниками отдела кадров;
- вследствие порчи документов под воздействием сырости в помещении;
- вследствие порчи в результате неаккуратного обращения;
- при порче вследствие природных катастроф (наводнений, землетрясений и пр.);
- при порче от техногенных катастроф и аварийных ситуаций.
Как происходит списание?
Для уничтожения бланков строгой отчетности руководство организации должно создать специальную комиссию. Основная задача комиссии – подтверждение правомерности списания трудовых книжек и факта их уничтожения. Состав комиссии не утвержден на законодательном уровне, поэтому руководитель компании имеет право самостоятельно определять ее участников. Это могут быть бухгалтеры, юристы или иные специалисты.
Члены комиссии проводят инвентаризацию бланков, подлежащих уничтожению, а затем присутствуют при самой процедуре уничтожения. Проведенная процедура подтверждается заполнением и подписанием всеми членами комиссии акта на уничтожение и акта на списание трудовых книжек, образец которого можно найти далее.
К акту в качестве доказательств можно приложить подлинные номера трудовых книжек, вырезанные из списанных бланков.
Акт списания трудовых книжек
Форма данного акта не утверждена действующим законодательством, поэтому чаще всего его составляют в произвольной форме. Акт печатают на листах формата А4 в двух экземплярах. При отсутствии бланков можно написать его от руки. В документе необходимо указать такую информацию:
- название организации;
- название самого документа;
- дату составления;
- количество списанных трудовых книжек, их серии и номера, а также причины списания каждой из них;
- состав комиссии;
- подпись каждого участника комиссии.
Документ в обязательном порядке заверяют печатью организации. Он должен храниться не менее 5 лет.
Проводки по списанию трудовых книжек
Проведенная процедура должна быть отражена в бухгалтерском учете. Для этого составляют проводки по списанию трудовых книжек. Для учета бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 006. На нем отображается различное имущество, которое временно находится в организации (к примеру, на хранении или на правах аренды). Метод двойной записи на данном счете отсутствует.
Рассмотрим основные проводки по списанию трудовых книжек:
- Дт 10 Кт 60 – организация оприходовала бланки приобретенных трудовых книжек;
- Дт 19 Кт 60 – отражен НДС;
- Дт 68 Кт 19 – налог принят к вычету;
- Дт 006 – трудовые книжки приняты к забалансовому учету;
- Кт 006 – списание документов с забалансового счета после их уничтожения.