Ценности на балансе организации в процессе хранения, производства, реализации могут исчезать, портиться, терять свои полезные свойства по различным причинам. Убытки от порчи ТМЦ и основных средств отражаются на специально выделенном счете – 94. Сюда включаются все недостачи, кроме ущерба от чрезвычайных происшествий и стихийных бедствий.
Счет 94 - общее описание
Информация о размере недостач в обобщенном виде заносится на счет 94. По нему проводятся:
- Фактически понесенные убытки от порчи или вследствие недостачи ТМЦ.
- Остаточная стоимость основных средств, которые признаны недостающими по инвентаризационной ведомости или испорчены.
- Размер реального ущерба части ценностей, которые испорчены или повреждены не полностью
Недостача – это несоответствие между фактическим наличием ценностей и количеством, значащимся на счетах учета. Причинами недостач могут являться хищения, убыль из-за естественных факторов, счетные ошибки. Выявить их можно при проведении инвентаризационного учета, проверке документов, приеме товаров.
Записи осуществляются на дебет сч. 94 с кредита счетов, на которых значились материальные ценности. Основанием для внесения данных служит инвентаризационная ведомость, а при недостачах приобретенных ценностей – документы первичного учета.
94 счет в балансе относится к стр. 1260 «Прочие активы». Функции счета – выявлять сумму реальных и прогнозируемых потерь. Он отражает эффективность работы организации, служит своеобразным экраном для подсчета упущенной прибыли и допущенных убытков.
Виды счетов: 94 счет – активный или пассивный?
На 94 счете отражаются средства, которые являются недостачей. То есть фактически это убытки, которые организации необходимо впоследствии возместить. В связи с этим, часто возникают вопросы: 94 счет – активный или пассивный, по дебету или кредиту ведется учет?
Виды счетов подразделяются в зависимости от их назначения. Форма счета разделена на дебет и кредит. На активных счетах ведется учет имущества организации. Увеличение вносится на дебет, уменьшение средств на счете — на кредит. Поэтому сальдо, то есть остаток на счете, будет дебетовым.
Пассивные счета отражают взносы, займы и прочие способы формирования имущества организации. Основные операции проводятся по кредиту, списания проводятся по дебету, сальдо за текущий период кредитовое.
94 счет бухгалтерского учета – это активный счет, так как все операции проводятся по дебету. По кредиту осуществляется списание недостач и потерь имущества. Начальное и конечное сальдо за учетный период будет дебетовым.
Счет 94 в бухгалтерских проводках
Рассмотрим, как осуществляются проводки на бухгалтерский счет 94. При приеме товаров иногда выявляется недостача. В этом случае необходимо поставить на дебет счета сумму, которая обусловлена естественными убытками. Величина недостачи сверх договорной суммы проводится по субсчету 76.2. Происходит так оттого, что на 94 счет вносятся только убытки имущества, принадлежащего организации, недостачи, превышающие естественную убыль, будут отнесены на счет покупателя. Недополученный товар по вине поставщика, либо перевозчика собственностью покупателя не считается и относится на счет претензий.
Естественная убыль товара рассчитывается как стоимость товара Х коэффициент естественной убыли / 100.
При обращении покупателя с заявлением о недостаче продукции, поставщик оформляет бухгалтерские проводки таким образом:
При признании недостачи судом, делаются записи на счетах: дебет – счет 94, кредит – счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», после погашения задолженности – дебет 76, кредит – 51. Если недостача удержана с виновных работников, то проводят дебет - 73.2, кредит - 94. При отсутствии виновных лиц запись вносится на дебет счета 91.2 «Прочие расходы», кредит – счет 94.
Рассмотрим пример бухгалтерской проводки при выявленной недостаче в магазине: сумма недостачи по инвентаризационной ведомости составила 15 000 рублей, из них торговая наценка – 3000 рублей, естественная убыль на сумму 5000 рублей, 7000 рублей – недостача вследствие халатных действий ответственных лиц.
Результаты инвентаризации, при выявленных недостачах, отражаются на дебете счета 94 , кредит – счет 41 «Товары», реальная сумма недостачи товаров: 15 000 рублей – 3000 рублей (торговая наценка) = 12 000 рублей. Указывается сумма фактической себестоимости товара. Торговая наценка в учет не входит.
Торговая наценка списывается по дебету счета 42 и кредиту счета 41 «Товары».
Далее проводим по дебету счета 44 «Расходы на продажу» сумму естественной убыли 5000 рублей, списываем ее на расходы организации по кредиту 94 счета.
Сотрудник, виновный за недостачу сверх суммы естественной убыли в 7000 рублей согласился ее оплатить в добровольном порядке. Поэтому проводим ее по дебету счета 73.2 «Расчеты по возмещению ущерба», и списываем по кредиту 94 счета.
Как итог: 94 счет бухгалтерского учета – это активный счет, с дебетовым сальдо на начало и конец отчетного периода.