Счет-фактура и УПД: в чем разница?

Так в чем отличия?

Форма УПД включает передаточный документ и счет-фактуру. Ее используют ИП, организации, договорившись со своими партнерами об использовании и прописав эту договоренность в соответствующем договоре. Допускается оформление, заполнение бумажной либо электронной версии данной формы, но при реализации прослеживаемых товаров - только электронной.

Отсюда следует, что если в договоре будет указано, что, например, продавец, применяя ОСНО, должен выставлять именно счет-фактуру, то УПД не оформляется.

Однако, можно выписать УПД со статусом 2 и к нему оформить счет-фактуру.

Разбор основных ситуаций

Основные отличия УПД и стандартного счета-фактуры связаны с особенностями применения и зависят от конкретной ситуации:

1. УПД может иметь статус 1 либо 2. Заполненный бланк, где указан статус 1, свидетельствует о том, что его используют как первичный документ и одновременно как счет-фактуру. Тогда заполняют все реквизиты типового бланка с учетом норм ст. 169 НК, а отдельно оформлять счет не требуется.

2. Если в бланке указан статус 2, то его используют только как первичный документ. Чаще как накладную, заполняя бланк по правилам заполнения первичного документа. Тогда получается, что продавец, который применяет ОСНО, должен к нему оформить еще и счет-фактуру, что является целесообразным для него (если это будет соответствовать условиям договора).

Обращаем внимание: если продавец применяет ОСНО, то он может использовать форму универсального документа со статусом 1. При работе на спецрежимах продавцы используют данную форму со статусом 2, т. е. только как накладную (акт).

3. Говоря об отличиях УПД от счета- фактуры, отметим, что для многих ситуаций (продаж) УПД попросту не подходит, заменить счет-фактуру не может. Обобщая их, выделим следующее:

• когда продавцу на ОСН перечисляют предоплату (полностью либо частично), тогда покупателю выставляется стандартный счет, форма которого установлена ПП № 1137 (послед. ред. от 02.04.2021);
• поставка оформляется теми документами, которые указаны в соглашении, причем это может быть что угодно (например, ТОРГ-12);

Для сведения: если в соглашении указано применение конкретной формы, например, той же ТОРГ-12, то далее при необходимости именно этот документ корректируют либо при его утрате оформляют его дубликат. То есть УПД либо УКД (универсальный корректировочный документ) в таких ситуациях не применяется.