Подотчетные суммы, не подтвержденные и не возвращенные работником, облагаются НДФЛ
Организация обратилась в Минфин с вопросом о необходимости удержания НДФЛ и страховых взносов с подотчетных сумм, выданных работнику на командировочные расходы, при условии, что он не представил авансовый отчет и не вернул деньги.
Минфин России в письме от 1 февраля 2018 г. № 03-04-06/5808 напомнил, что Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, установлено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.
По общему правилу, согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ, НДФЛ не облагаются все виды компенсационных выплат (в пределах норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
Если работник отчет об израсходованных в командировке суммах не представляет, то выданные ему деньги не могут рассматриваться, как возмещение командировочных расходов. Следовательно, такие суммы в порядке пункта 3 статьи 217 НК РФ от НДФЛ не освобождаются.
Такие доходы работника, выраженные в иностранной валюте, если он был в заграничной командировке, пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБР, установленному на дату их фактического получения (пункт 5 статьи 210 НК РФ).
В отношении страховых взносов сообщается, что согласно пункту 2 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 Кодекса, а также фактически произведенные и документально подтвержденные следующие целевые расходы:
- на проезд до места назначения и обратно,
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
- на провоз багажа,
- по найму жилого помещения,
- на оплату услуг связи,
- взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
- взносы за выдачу (получение) виз;
- на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При этом непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах влечет невозможность их освобождения от обложения страховыми взносами.
