Как правильно сшивать документы в ИФНС
При формировании сшивов документов, представляемых в ИФНС, необходимо обеспечить сохранение целостности документов, а также возможность их свободного чтения и копирования, пишет в письме от 29 октября 2015 г. № 3-02-РЗ/62336 Минфин России.
Представление документов в налоговые органы на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.
Копией документа является экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать, что сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. При этом все листы в сшиве прошиваются на 2 – 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 – 60 мм на 40 - 50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 – 2,5 см. На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания. Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.
Сшивы документов или их копий представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.
