Путевой лист: что это за документ
Путевой лист — это первичный документ, который обязателен для заполнения всеми субъектами хозяйствования, в чьей собственности имеются транспортные средства или которые берут их в аренду. Он необходим для учета работы водителей и расходов на ГСМ.
Путевой лист нужно выдавать водителю, так как во время поездки его могут проверить инспекторы ГИБДД. Данный документ может потребоваться предпринимателю в случае возникновения споров с заказчиком относительно стоимости перевозки. Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС. По ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
Путевые листы для автомобилей для ИП должны храниться не менее 5 лет. Если водитель работал в условиях, которые дают право на досрочный выход на пенсию, то такой документ должен храниться 50/75 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
Какие правила составления путевых листов действуют в 2024 году
Правила заполнения бланков путевого листа автомобиля ИП утверждены приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390 и будут действовать до 01.03.2029 включительно. В этом же приказе 390 приведен порядок заполнения документа.
ВАЖНО! С 2024 года вступили в силу новые требования Минтранса, утвержденные приказом от 05.05.2023 №159. Например:
- в сведениях о водителе помимо прочего следует указывать СНИЛС, а также, серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- закреплено право оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя (водителей), либо на несколько рейсов, если в течение рабочего дня или смены у водителя ряд рейсов;
- разрешено изменять сведения о водителях ТС, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, если формируют электронный путевой лист.
Перечень основных правил:
- путевой лист для ИП необходимо составлять перед каждой поездкой. Оформлять документ на весь месяц нельзя;
- обязательно заполняется пункт «Сведения о перевозке»;
- перед каждым рейсом должен проводиться медосмотр, что подтверждается фразой «допущен к исполнению трудовых обязанностей». В итоге, делается запись «Прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». По итогам успешного послерейсового осмотра указывается слово «прошел» (приказ Минтранса РФ от 27.10.2023 № 355);
- при указании сведений о ТС нужно прописывать не только модель автомобиля, но и марку прицепа/полуприцепа;
- ответственный за техническое состояние транспорта должен проставлять отметку «Выпуск на линию разрешен»;
- обязательно надо указывать показания одометра на дату и время выхода автомобиля в рейс, на дату и время его возвращения;
- для учета путевых листов используют специальный журнал регистрации. Его можно вести на бумажном носителе или в электронном формате (с использованием ЭЦП).
Какая ответственность предусмотрена за отсутствие путевого листа или его составление с нарушениями, подробно разъяснили эксперты "КонсультантПлюс". Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Обязательные реквизиты путевого листа ИП
Путевой лист грузового автомобиля ИП в 2024 году не имеет унифицированной формы. Каждый предприниматель имеет право самостоятельно разрабатывать бланк документа. Перечень обязательных реквизитов приведен в Разделе № 1 приказа Минтранса № 390. При их отсутствии путевой лист ИП грузового автомобиля недействителен и не может быть использован для подтверждения расходов.
К таковым относится:
- срок действия путевого листа;
- информация об автомобиле;
- сведения о водителе ТС;
- информация о лице, оформившем лист;
- сведения о виде перевозке;
- информация о виде сообщения;
- наименование путевого листа (как обязательный реквизит для первичного документа, составляемого при перевозке пассажиров и грузов на автомобиле).
Путевой лист с 01.09.2023
Путевой лист составляет тот, кто фактически использует автомобиль. Его должен оформить собственник или владелец авто при перевозке пассажиров и грузов. Если ТС предоставляется во временное владение и пользование за плату по договору аренды ТС с экипажем, то путевой лист должен оформить арендодатель. Однако, при аренде без экипажа ТС фактически использует арендатор, и в этом случае он оформляет путевой лист.
Оформить путевой лист надо и в тех случаях, когда ИП перевозят груз или физлиц (помимо водителя) для собственных нужд. На них распространяются обязанности, которые предусмотрены для тех, кто эксплуатирует ТС.
Если ИП одновременно является и водителем автомобиля, он оформляет документ, указывая себя в качестве лица, оформившего путевой лист, и водителя ТС.
Ниже скачать бланк путевого листа ИП (примерная форма) могут все посетители нашего сайта.
Порядок составления путевого листа
Путевой лист ИП для грузового автомобиля можно разработать на основании ранее действующих типовых форм (например, форма № 4-П, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, или форма № 4-С).
Форма путевого листа № 4-с применяется при перевозке грузов по сдельным расценкам. Форма № 4-п (повременная) заполняется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу.
Если предприниматель использует для ведения деятельности легковой автомобиль, то в качестве образца можно использовать приведенные выше формы.
Бланк по теме:
Путевой лист 2024: образец
Однако, нужно учитывать, что эти унифицированные бланки не содержат всех обязательных реквизитов, которые должны быть включены в путевой лист в соответствии с последними нововведениями.
Примерная структура путевого листа с учетом обязательных реквизитов:
- Название документа и его порядковый номер.
- Срок действия — дата (день, месяц, год), в течение которой путевой лист должен быть использован, и даты начала и окончания срока его действия.
- Сведения о ИП — Ф. И. О., прописка, номер контактного телефона, ОГРНИП.
- Сведения о ТС — тип, модель, марка, государственный регистрационный номер (при использовании прицепа/полуприцепа указываются и его данные).
- Показания одометра при выезде с парковочного места и при возвращении — заверяются подписью ответственного лица (диспетчером) либо самого ИП, если он совмещает обязанности водителя.
- Ф. И. О. водителя, номер водительского удостоверения (+ когда оно выдано и его класс).
- Данные о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотра (если медосмотр обязателен по закону) — например, делается запись «Прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Здесь указывают дату и время прохождения медосмотра, должность и подпись врача с расшифровкой (фамилией и инициалами), а также, наименование медорганизации.
- Отметка по итогам предсменного техосмотра с указанием его даты и времени (часы, минуты). Рядом должны быть указаны подпись ответственного сотрудника (механика и др.) и ее расшифровка.
- Отметка о том, что водитель принял транспортное средство в технически исправном состоянии.
- Дата и время выезда с линии и возвращения на нее.
- Сведения о перевозке — вид сообщения (городское, пригородное, междугородное) и вид перевозки груза или пассажиров (коммерческая, то есть по заказам, легковым такси, автобусом, по договору перевозки, или для собственных нужд, или передвижение и работы специальных ТС).
- Сведения о движении горючего.
Итоги
Индивидуальные предприниматели обязаны оформлять путевые листы на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. По состоянию на 2024 год требования к сведениям, которые должен содержать путевой лист, были обновлены дважды. ИП вправе применять унифицированный бланк путевого листа или разработать документ самостоятельно.
