Онлайн-кассы для кафе

Кафе могут быть большими и не очень, принадлежать ИП или работать как ООО. В зависимости от организационно-правовой формы, размера точки общепита, а иногда и территории ее расположения, определяется, обязан ли хозяйствующий субъект использовать при расчетах с клиентами онлайн-кассу.

Онлайн-касса для кафе: нужна ли ООО?

Если кафе работает как ООО, то онлайн-кассу оно должно использовать во всех случаях. Единственное исключение, и притом достаточно редкое, когда заведение расположено в местности, отнесенной к числу отдаленных или труднодоступных (п. 3 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Перечень таких местностей определяют власти конкретного субъекта РФ в региональном нормативном акте.

Кафе, которое находится в отдаленной местности и на этом основании не применяет ККМ, обязано выдать клиенту (по его требованию) вместо кассового чека другой официальный документ в подтверждение оплаты, содержащий подпись лица, выдавшего его, и реквизиты, перечисленные в абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ. По сути, это те же самые реквизиты, что отражаются в обычном кассовом чеке - цена, количество товаров, сведения о предприятии, о его системе налогообложения.

Технически соответствующий документ может быть сформирован на чековом принтере или кассовом аппарате без фискального накопителя, при этом их надо настроить на отображение указанных реквизитов.

Нужна ли ИП онлайн-касса для кафе?

Когда владельцем кафе является ИП, он вправе не использовать онлайн-кассу:

1. Как и в случае с ООО — при работе в отдаленной местности.

Аналогично, вместо чека ККМ клиентам надо будет выдавать документ, содержащий основные «чековые» реквизиты по ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ.

2. Если ведет деятельность сам, без наемных работников, и при этом реализует продукцию только собственного изготовления. Для таких ИП отсрочка действует до 1 июля 2021 года (п. 1 ст. 2 Закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ), при этом режим налогообложения предпринимателя значения не имеет.

Данный вариант вероятен, если ИП открывает, например, небольшую кофейню со столиками для 2-3 посетителей, и работает там один, справляясь без помощников, и не занимаясь при этом перепродажей готовых блюд, напитков и т.п. Но если предприниматель все же нанимает на работу человека, то в течение 30 дней после заключения трудового договора с ним он обязан зарегистрировать в ИФНС онлайн-кассу (п. 2 ст. 2 Закона № 129-ФЗ).

3. Если является самозанятым, то есть, плательщиком налога на профдоход (п. 2.2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Налог на профессиональный доход (НПД) можно применять при отсутствии наемных работников. На данном спецрежиме также не разрешено заниматься перепродажей товаров (подп. 2, 4 п. 2 ст. 4 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Поэтому, если персонала нет, и ИП открывает кафе в регионе, где доступен НПД, онлайн-касса ему не потребуется. Отметим, что совмещение НПД и других налоговых режимов не допускается (письмо Минфина России от 10.06.2019 № 03-11-11/42032).

Во всех остальных случаях, не попадающих под три рассмотренных выше исключения, онлайн-кассы для кафе, открытых предпринимателями, обязательны. Причем не имеют значения:

• применяемая система налогообложения;
• виды блюд, отпускаемых посетителям;
• формат кафе (детское, взрослое).

Некоторые ИП на ПСН освобождены от применения ККМ (п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Но предприниматели в сфере общепита (как, к слову, и работающие в рознице) к ним не относятся, если только не подпадают под действие отсрочки до 01.07.2021 г.

Даже если основания для легального отказа применять ККМ у кафе есть, надо подумать, стоит ли их использовать на практике. Все же касса — это важный атрибут современного бизнеса. Клиенты, не получающие подтверждение оплаты в виде чека (или получающие документ, напечатанный на чековом принтере, пусть и полностью по закону), могут начать относиться к такой точке общепита с недоверием. Тем более, что в продаже есть много недорогих и функциональных моделей ККТ. Рассмотрим, какие из них могут лучше всего подходить для кафе.

Онлайн-касса для кафе: какое устройство купить?

Никаких особых требований, которым должны соответствовать онлайн-кассы для кафе, закон не устанавливает. Это может быть совершенно любое устройство, если оно включено в ]]>реестр ККМ, разрешенных к использованию в России]]>.

Оптимальными для кафе могут быть:

1. Кассы автономного типа, не требующие подключения к стороннему вычислительному устройству (компьютеру, гаджету).

Примеры таких девайсов: МТС-Касса, Кассатка, aQsi.

Можно взять модификацию автономной ККМ в эквайринговом исполнении, с поддержкой приема карт, и не тратиться на покупку отдельного эквайрингового терминала.

2. Кассы в виде комбинации из:

• бюджетного фискального регистратора (например, АТОЛ 1Ф, Вики Принт 57Ф);
• недорогого гаджета (смартфона, планшета).

При необходимости можно подключить внешний эквайринговый терминал для приема карт (например, 2Can).

Онлайн-касса для кафе должна обязательно иметь фискальный накопитель. Если кафе работает на спецрежиме, например, УСН или ПСН, то накопитель должен иметь срок службы не менее 36 месяцев. Нужно иметь в виду, что он стоит дороже фискального накопителя, рассчитанного на 13 месяцев, который допустимо применять только на ОСНО.