Правильный счет-фактура

24.04.2007
0
Команда СП
  • Когда стоит требовать счет-фактуру у продавца?
  • Как вычислить неправильный документ?
  • На что в первую очередь инспекторы обращают внимание в счете-фактуре?
  • Когда не стоит вычитать НДС?

Аглая Викторова, эксперт журнала

 

Правильный счет-фактура

 

Для вычета НДС и не только

опубликовано в журнале «Современный Предприниматель» №4 (апрель 2007 г.)

 

Счет-фактура – любимый документ налоговиков. Конституционный суд в определении от 16 октября 2003 г. № 329-О сказал, что бизнесмен не несет ответственности за ошибки контрагента, а в нашем случае, за неверно указанную информацию о продавце в счете-фактуре, например, его адрес или ИНН. В статье 171 НК РФ прописаны условия, при которых вычитается НДС. Проверка добросовестности партнера среди них не значится. Однако чиновники то и дело забраковывают счета-фактуры, не давая ИП возможности вычесть НДС или отнести его на расходы при «упрощенке», арбитры иногда их поддерживают, пример чему постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 31 января 2006 г. № А17-2268/5/2005. Недостоверность сведений – не единственная претензия инспекторов. Зная наиболее распространенные ошибки, можно избежать разбирательств с чиновниками.

 

Счет-фактура – любимый документ  налоговиков. Недостоверность сведений в нем о контрагенте – не единственная претензия инспекторов

 

С чего начинается проверка

 

Итак, если ваши счета-фактуры попали в руки инспектору, тщательно проверять он станет те документы, где указаны большие суммы.

 

Дмитрий Смирнов, налоговый инспектор (г. Москва):

 

– Сказать сходу, верно ли составлен счет-фактура, трудно. Чтобы понять правильность заполнения, надо поднимать различные документы, договоры между продавцом и покупателем, проводить встречные проверки. У предпринимателя, как правило, обороты маленькие, поэтому с ними мы обычно не возимся. Единственное, просматриваем на наличие всех обязательных реквизитов.

 

 

В счете-фактуре есть реквизиты, которые должны заполняться обязательно. Но никто не мешает вводить дополнительные данные

К реквизитам относятся номер, дата выписки, цена за единицу продукта и т. д. (см. ст. 169 НК РФ). Без них бумага не действительна (письмо Минфина России от 29 июля 2004 г. № 03-04-14/24). Но никто не мешает дополнять документ своими, удобными для вас данными. Например, можно указать номер и дату выданной доверенности на сотрудника, уполномоченного подписывать документ (о подписях чуть позже) или ФИО того, кто выдал счет-фактуру. Вводить допреквизиты разрешено, что подтверждено письмом Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1.

 

 

Важно не просто указать все реквизиты, но и сделать это правильно. Рассмотрим заполнение наиболее проблемных строк.

 

Проблемные строки

 

Номер, дата и прочее

 

Бланк счета-фактуры и порядок его заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. На порядковый номер покупатель, как правило, не обращает внимания. Его отслеживает продавец. Обычно это нумерация по возрастающей, причем в ней могут использоваться не только цифры, но и буквы, так как указывать последние законодательство не запрещает. Единственно, в постановлении № 914 сказано, что счета-фактуры выставляются в хронологическом порядке. То есть подразумевается некая последовательность, например, № 1А, 2А, 3А, а не № 1А, 3А, 2А.

 

Что касается даты, счет-фактура составляется в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товара, оказания услуги и т. д. (п. 3 ст. 168 НК РФ), и в нем стоит сумма, на которую вам фактически отгрузили товар.

 

Пример

 

ИП Баранов заказал в ООО «Домстрой» 50 кг гвоздей стоимостью 20 рублей за килограмм (в т. ч. НДС – 3,05 руб.1). Общая сумма заказа – 1000 рублей (50 кг x  20 руб./кг). НДС – 152,54 рубля. Предприниматель, как и ООО «Домстрой», работает по общей системе налогообложения. 2 мая этого года Баранову было доставлено 25 кг гвоздей на сумму 500 руб. (25 кг x 20 руб./кг), в том числе НДС – 76,27 рублей. Общество не позднее 6 мая обязано составить счет-фактуру только на фактически отгруженную часть товара, то есть 25 кг (см. таблицу). Те столбцы, которые остаются пустыми, мы не указывали. Если учитывать, что 6 мая в этом году выходной, счет-фактура должен быть выставлен ИП Баранову до 7 мая включительно. Срок продлен по статье 6.1 НК РФ. Из счета-фактуры видно, что сумма налога составляет 76,27 рублей. Ее предприниматель вправе учесть в майской декларации по НДС, если счет-фактура будет у него в мае. Когда ООО «Домстрой» отгрузит ИП остальную часть гвоздей, составляется еще один документ.

Таблица. Счет фактура ООО «Домстрой», выставленная ИП Баранову

Наименование товара… Единица измерения Количество Цена
тариф
за единицу измерения
Стоимость товаров… всего без налога Налоговая ставка Сумма налога Стоимость товаров… с учетом налога
1 2 3 4 5 7 8 9
Гвозди строительные кг 25 16,95 423,73 18 76,27 500
Всего к оплате 76,27 500

 

Счет-фактура выставляется только после фактической отгрузки товара. По документу, полученному ранее, вычет НДС не положен

В примере мы специально не говорили об оплате товаров, потому как для вычета НДС она не важна. Если товар отгружен раньше, чем вы рассчитались, поле «К платежно-расчетному документу» останется пустым. Заполнять его надо только в том случае, если деньги перечислены до или в день отгрузки товара или оказания услуги. Когда продукт покупается за наличные, в этом поле ставятся реквизиты кассового чека, но не приходника. Кроме того, по мнению чиновников Минфина России, в чеке обязательно должен быть выделен НДС. В противном случае, принять к вычету НДС не получится даже с выделенным в квитанции к приходнику налогом (письмо Минфина России от 4 октября 2005 г. № 03-04-04/1/03).

 

 

Когда товар только оплачен, но еще не отгружен, требовать счет-фактуру с продавца вы не вправе. Документ отдается только после фактической отгрузки. Если по какой-то ошибке счет-фактура все-таки выставлен, регистрировать его в книге покупок, а уж тем более вычитать НДС по нему вы не имеете права (письмо Минфина России от 8 февраля 2005 г. № 03-04-11/21).

 

Продавец, грузополучатель и другие

 

В поле «продавец» указывается полное или сокращенное наименование продавца согласно учредительным документам. Эти данные вы можете сверить по договору или запросить копию свидетельства о госрегистрации у поставщика. Если грузоотправитель и продавец одно и тоже лицо или фирма, в реквизите «грузоотправитель» ставится «он же» (приложение 1 к Правилам, утвержденным постановлением Правительства № 914).

 

Иногда грузоотправитель и грузополучатель отсутствуют, скажем, при оказании услуг. Тогда у вас два варианта действий. В строке «грузоотправитель» дублируются данные продавца, а в грузополучателе – покупателя (письмо Минфина России от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07). Второй путь – не заполнять эти графы вообще. Даже отсутствие в них прочерков не считается ошибкой (письмо УМНС России по г. Москве от 9 января 2004 г. № 24-11/01046).

 

 

Когда один из участников сделки – предприниматель, налоговики требуют в счете-фактуре указывать данные бизнесмена с аббревиатурой ИП. Это незаконно, но проще не спорить

Когда один из участников сделки – предприниматель, в некоторых инспекциях требуют, чтобы в счете-фактуре он указывался с аббревиатурой ИП, допустим, ИП Скворцов Иван Петрович. На наш взгляд, чиновники неправы. В том же свидетельстве о госрегистрации ФИО бизнесмена даются без каких-либо аббревиатур. Но проще попросить контрагента дописать лишнюю информацию, чем потом отстаивать право на вычет.

 

 

Адрес продавца или покупателя

 

С этим реквизитом часто возникают проблемы. По правилам здесь должен стоять юридический адрес. Проверить, действительно ли он юридический, можно из различных документов, скажем, договора с контрагентом, копии свидетельства о госрегистрации и т. п. Если бумаги достать не удалось, следующий способ – «пробить» ИНН партнера на сайте ФНС России www.nalog.ru. В разделе «государственная регистрация и учет налогоплательщиков» выбираете «сведения о юридических лицах ...», а затем указываете ИНН. Если он верный, появляются наименование фирмы, ее юрадрес, ОГРН и прочая информация.

Данные продавца, указанные в счете-фактуре, можно проверить. Делать это не обязательно, но желательно, особенно при большой сумме сделки

Также контролируются предприниматели, но только в базе инспекций по регионам. Подробнее читайте в статье «Налог на доходы физлиц» в «СП» № 3, 2007. Еще вариант – запросить сведения в налоговой. Но такая информация стоит денег – 400 и 200 рублей за срочное однодневное и обычное пятидневное предоставление информации, соответственно.

 

 

Как сообщает Минфин России в письме от 7 августа 2006 г. № 03-04-09/15, если в учредительных документах фирмы-поставщика указано два адреса (юридический и фактический), наличие обоих в счете-фактуре не противоречит законодательству. Однако мало кто вносит в учредительные документы два адреса. Ведь сегодня вы работаете в одном месте, а завтра в другом.

Если счет-фактура выставлен без НДС, выделять налог в платежном поручении, а уж тем более вычитать его, нельзя

А при смене данных, прописанных в учредительных документах, в них необходимо вносить изменения, что как минимум обойдется обращением в налоговую инспекцию. Так что, если в счете-фактуре все-таки указан почтовый адрес, будьте осторожны. Вероятно, бумага составлена неверно. Исключение – когда продавец и грузоотправитель разные фирмы или лица. Допустим, продукт перевозится транспортной компанией. Тогда по строке «Грузоотправитель» ставится почтовый адрес экспедитора. Аналогичная ситуация с покупателем. Когда товар доставляется не вам, в поле «Грузополучатель» ставится почтовый адрес лица или организации, которым действительно поступает продукт.

 

 

Налог

 

В поле «Налоговая ставка» (графа 7) и «Сумма налога» (графа 8) самой таблицы счета-фактуры стоят прочерки, если продавец сидит на «упрощенке» или освобожден от налога по 145 статье НК РФ. По таким операциям вся сумма по документу списывается на расходы, и НДС при этом не вычитается.

 

Дмитрий Иванов, бухгалтер (Рязанская область):

 

– Мы работаем на «упрощенке», поэтому и счета-фактуры выставляем без НДС. Однако некоторые клиенты допускают ошибку. Перечисляя нам деньги, в платежном поручении они не нарочно или специально выделяют налог самостоятельно.

 

 

 

Наша справка
КПП у предпринимателя нет, поэтому унего в соответствующей строке стоит только ИНН. В графе 10 проставляется страна происхождениятовара. Она заполняется, когда товар не российский (п. 5 ст. 169 НК РФ). Указав в строке слово «Россия» для отечественной продукции, вы ничего не нарушите (письмо УМНС России по г. Москве от 14 январяг. № 24-11/01908).

Так нельзя. Основной документ для вычета НДС – счет-фактура. А при «упрощенке» налог не обособлен. Если покупатель хочет зачесть НДС таким способом, он поступит неправильно. В принципе «упрощенец» может выставлять счет-фактуру с выделенным НДС. Некоторые продавцы это практикуют, если покупатель важен. Но тогда этому первому придется перечислять налог в бюджет и подавать декларацию (подробнее читайте в «СП» № 3, 2007 на стр. 34 – Примеч. ред.).

 

Данные о вас

 

Если товар вы оплачиваете через Сбербанк, часто в документах, поступающих к продавцу, нет ИНН. Учитывая, что сама квитанция может затеряться, бывает неизвестен и ваш адрес. Кроме того, не всегда понятно, почтовый он или юридический. В этом случае в ваших же интересах помочь партнеру и сообщить ему о себе нужную информацию.

 

Юлия Смирнова, бухгалтер (г. Москва):

 

– У нас жесткое правило, что каждый покупатель должен прислать своеобразную карту клиента, где будут указаны все данные: ИНН, адрес регистрации и фактический, банковские реквизиты и проч. В противном случае мы, конечно, документ составим, но если там будет, например, неверный ИНН, за ошибки не отвечаем.

 

 

Если поступил счет-фактура без ваших реквизитов, не пугайтесь. Бумагу можно дозаполнить ручкой самостоятельно. Главное, чтобы налоговики не узнали, что это делали вы, а не продавец

Здесь документ придется переделывать, и вычет бизнесмен получит позже. При отсутствии реквизитов покупателя, графы можно оставить незаполненными. Тогда клиент, получив документ, может его заполнить ручкой самостоятельно. Смешанное составление счетов-фактур допускается, свидетельство чему письмо Минфина России от 8 декабря 2004 г. № 03-04-11/217. Единственное, налоговики не должны знать, что это делали вы, а не продавец, иначе счет-фактура недействителен. Например, некоторые фирмы рассылают своим клиентам информацию следующего содержания: просим вас, уважаемый клиент, заполнять такие-то реквизиты самостоятельно. Если вы получили такое сообщение, бумагу оформляйте, но листок с таким обращением прячьте подальше. Проверяющие, обнаружившее такое заполнение, признают вычет недействительным.

 

 

Когда есть ошибка

 

 

Неправильный документ не обязательно переделывать по всем правилам. Можно договориться с контрагентом и вычесть НДС своевременно

Если неправильный документ вам все-таки попал в руки, регистрировать его в книге покупок, а уж тем более вычитать по нему НДС вы не можете. Обычно контрагенты договариваются. Вы звоните партнеру и сообщаете о проблеме. Тот обещает выслать новую бумагу с теми же датой и номером, только без ошибок. Налог вычитается, а документы приходят позже. Здесь есть определенная степень риска. Во-первых, может нагрянуть проверка и обнаружить, что НДС уменьшен без документов. Как указано в письме Минфина России от 8 декабря 2004 г. № 03-04-11/217, это незаконно. Во-вторых, контрагент может оказаться недобросовестным и не прислать вам бумагу. Поэтому такие «трюки» лучше проделывать с проверенными поставщиками.

 

 

Действуя же по правилам, вы должны некорректный документ вернуть продавцу. Он на этом же экземпляре вносит изменения, заверяя их подписью руководителя и печатью продавца. Далее вам возвращается документ, на котором стоит дата исправления. После этого бумага регистрируется в книге покупок новым, уже исправленным числом. Так сказано в пункте 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ № 914. Только получив верный счет-фактуру, вы можете вычесть НДС (письмо Минфина России от 22 марта 2006 г. № 03-04-11/61). Старая бумага при этом аннулируется записью в дополнительном листе книги покупок (письмо Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-04-09/14). Если налог вычтен по неправильному счету-фактуре, придется подать «уточненку».

 

Подписи на документах

 

Счет-фактура, выставленный фирмой, обычно подписывается главным бухгалтером и руководителем. Но возможны визы и других лиц. Тогда в организации должно быть соответствующее разрешение, например, приказ о праве подписи счетов-фактур этими сотрудниками или доверенность. Такие бумаги лучше иметь у себя на руках, запросив копии у контрагента. Как считает Минфин России в письме от 9 августа 2004 г. № 03-04-11/127, указывать должности уполномоченных сотрудников необязательно. А вот расшифровку подписи сделать стоит.

 

 

Счет-фактура, выставляемый ИП, подписывается самим предпринимателем. При этом виза главбуха не обязательна

Счет-фактура, выставляемый ИП, подписывается самим бизнесменом. Делать это бухгалтеру не обязательно (письмо Минфина России от 20 мая 2005 г. № 03-04-11/116). Документ может состоять из нескольких листов, когда позиций много. Тогда визы лиц указываются на последней странице, при этом все листы нумеруются. Такой порядок приведен в письме Минфина России от 15 мая 2006 г. № 03-04-09/11.

 

 

Когда счет-фактуру выставил ИП, возникают споры, что же указать в поле «реквизиты свидетельства о госрегистрации ...». Некоторые контрагенты ставят ОГРН, что неверно. Здесь необходимо прописать реквизиты свидетельства о госрегистрации коммерсанта. На наш взгляд, достаточно номера и даты выдачи документа. Если продавец или покупатель настаивают, ОГРН можно указать дополнительно.


1 Здесь и далее используется расчетная ставка НДС (п. 4 ст. 164 НК РФ). 

Оставить комментарий