Журнал выдачи расчетных листков по заработной плате
Зачем нужен журнал учета расчетных листков по заработной плате
Поскольку требование о предоставлении расчетных листков по зарплате содержит только перечень необходимых сведений, которые должны быть направлены работнику, формы расчетных листков могут быть разработаны в организации самостоятельно.
ТК РФ определяет следующие сведения для обязательного предоставления сотрудникам при выплате заработной платы:
- о видах начислений, которые вошли в сумму начисленной зарплаты;
- о других выплатах - компенсациях, пособиях, отпускных и т. д.;
- о сделанных удержаниях - НДФЛ, выплатах по исполнительным листам и других удержаниях с указанием документа-основания;
- об итоговой сумме причитающихся к выплате денежных средств.
Выдается расчетный листок независимо от формы выплаты заработной платы - наличными или на банковскую карту. Для того чтобы зафиксировать факт выдачи расчетного листка (РЛ), компании применяют различные способы:
- делают 2 экземпляра РЛ, чтобы на втором получить подпись сотрудника;
- предусматривают специальную графу в ведомости выдачи заработной платы, где сотрудник ставит свою подпись о получении РЛ;
- оговаривают вариант получения РЛ в электронном виде на электронную почту сотрудника с получением уведомления о прочтении;
- заводят журнал выдачи расчетных листков по заработной плате.
Форму и порядок заполнения журнала необходимо оговорить в Учетной политике предприятия или в Положении об оплате труда.
Порядок составления и ведения журнала учета расчетных листков
Если в организации используется автоматизированная система учета, то в ней обычно предусмотрены формы журналов или реестров. Например, в 1С журнал имеет довольно простую форму:
Минимальные сведения, которые должен содержать журнал учета РЛ:
- Ф. И. О. и должность сотрудника;
- дата выдачи РЛ;
- подпись сотрудника.
Предприятия могут разработать свою форму журнала, куда добавляются:
- табельный номер сотрудника;
- период, за который начислена зарплата;
- подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала.
Если готовой типографской формы журнала нет, можно распечатать титульный лист и несколько вкладных листов, затем их прошить, пронумеровать и заверить количество листов подписью руководителя. Журнал можно завести как на один год, так и на несколько лет - до окончания листов в книге.
Сотрудник, ответственный за выдачу расчетных листков и ведение журнала учета РЛ, должен внимательно проверять, всем ли сотрудникам выданы РЛ, ставить свою подпись по каждому выданному РЛ, если такая графа предусмотрена, или заверять одной подписью весь лист по его заполнении. Все действия должны быть предусмотрены инструкцией к должности, в обязанности которой входит оформление и выдача РЛ.
Для подтверждения выдачи РЛ в электронном виде целесообразно использовать специальные реестры уведомлений о получении сотрудниками писем с РЛ. Такие реестры также распечатываются и сшиваются в конце года с заверением сшива подписью руководителя.
Срок хранения журнала учета расчетных листков
В соответствии с п. 295 Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 РЛ хранятся не более 6 лет, если организация ведет лицевые счета по начисленной заработной плате. Если лицевые счета не ведутся, то срок хранения РЛ составляет 75 лет. Такие же сроки будет иметь и журнал учета РЛ в организации. За подготовку документов для архива может отвечать как ответственный за выдачу РЛ, так и специальный сотрудник канцелярии предприятия.
Штраф за отсутствие журнала учета расчетных листов
Формировать и выдавать сотрудникам расчетные листки предусмотрено ТК РФ. Невыполнение этого требования может быть отнесено к нарушениям трудового законодательства, на которые распространяется требование ст. 5.27 (ч. 1, 2) КоАП РФ. То есть штрафы могут быть до 5 000 р. для должностного лица или ИП, до 50 000 р. для юридических лиц. Поскольку факт выдачи РЛ можно подтвердить только подписью в журнале учета РЛ, то ведение и хранение журнала РЛ является надежной страховкой от применения штрафных санкций.
Итоги
Ведение журнала учета выданных расчетных листков прямо в законодательстве не прописано, однако оно вытекает из обязанности предоставлять сотрудникам расчетные листки при выплате заработной платы. РЛ и журнал их учета унифицированных форм не имеют, поэтому могут быть разработаны работодателем самостоятельно.
Для этого форма и порядок составления РЛ и журнала учета выданных РЛ должны быть описаны в учетной политике предприятия или в Положении об оплате труда. Там же необходимо указать, сотрудник на какой должности отвечает за выдачу РЛ и ведение журнала РЛ.
Хотя оба документа имеют произвольный формат, они должны формироваться и храниться в обязательном порядке, иначе по закону должностным лицам или организации в целом может быть предъявлено нарушение трудового законодательства с наложением штрафных санкций.
