Возврат подотчета: проводки в бухгалтерском учете

Каким способом подотчетное лицо может вернуть остаток (общие правила)

Остаток подотчетной суммы подлежит обязательному возврату, так как это деньги организации.

Напомним: подотчетные средства - деньги, выдаваемые подотчетному сотруднику на конкретные расходы в интересах организации (хознужды, закупка канцтоваров, проч.). Порядок выдачи регламентируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 и № 5348-У от 09.12.2019.

Что важно:

1. Вернуть неизрасходованный остаток можно двумя способами:

• самый распространенный, оптимальный - через кассу (наличными);
• допускаемый - путем перечисления на расчетный счет организации (безналичными).

Порядок, особенности расчета с подотчетными работниками безналичными путем (по картам), в. т. ч. по возврату непотраченных сумм, следует отобразить в учетной политике. На это указывают разъяснения Минфина в письме № 03-11-11/42288 от 25.08.2014!

2. Окончательная сумма возврата выясняется после сдачи, проверки, утверждения авансового отчета и предъявления документов, удостоверяющих расходы.

Таким образом, организация должна зафиксировать в учетной политике способы выдачи / возврата подотчетных сумм, соответствующие им сроки, форму для выдачи данных сумм, проч. сопутствующие моменты. Закрепленных норм и установок должны придерживаться все без исключения работники организации.

Какие счета следует использовать для отображения возврата подотчетных сумм

Обращаясь к применяемому в 2024 г. Плану счетов (Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000, послед. ред. от 08.11.2010), отметим:

1. Для обобщения сведений о расчетах с сотрудниками по суммам, выданным под отчет, используется сч. 71. Аналитический учет по нему осуществляется по каждой отдельно взятой подотчетной сумме.
2. Сведения о наличии, движении денег в кассе организации обобщаются на сч. 50. По Дт этого счета показывают поступление денег, а по Кт - их выплату (выдачу).
3. Данные о наличии, движении российских рублей на счету организации, открытом в кредитной структуре, отображают с участием сч. 51. По Дт этого счета отображают поступление, а по Кт - списание средств со счета. Аналитический учет осуществляется по каждому р/с.

Как «работает» сч. 71

Согласно Плану счетов бухучета, при выдаче подотчетных сумм сч. 71 дебетуется, корреспондируя с тем либо иным счетом учета средств. По израсходованным подотчетным суммам сч. 71 кредитуется, корреспондируя со счетами в зависимости от вида совершенных расходов.

При отображении операций учитывается способ возврата, то есть возврат подотчета на расчетный счет либо в кассу. Если подотчетный сотрудник не вернул вовремя не потраченный им остаток, то его следует показывать по Дт 94 (недостачи, потери из-за порчи) Кт 71. Далее его нужно списать со сч. 94 на Дт сч. 70 (если остаток можно удержать с заработка сотрудника). Как вариант, списать его можно на Дт сч. 73 (когда удержание из заработка невозможно).

Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Возврат непотраченной подотчетной суммы через кассу (на р/с) отображают записью Дт 50 (51) Кт 71!

Пример 1. Возврат неизрасходованного остатка через кассу с условными данными

Работнице ООО «Фортуна» Колосовской В. М. перечислили под отчет на банковскую карту 20 000 р. Деньги предназначены для закупки канцтоваров. Работница потратила 15 000 р. Непотраченный остаток составил 5 000 р. Колосовская В. М. вернула его в кассу ООО «Фортуна». Бухгалтерия компании отобразила:

• Дт 71 Кт 51 - перечисление подотчетной суммы (12 000 р.) на карту Колосовской В. М.;
• Дт 50 Кт 71 - возврат через кассу ООО «Фортуна» непотраченного Колосовской В. М. остатка (5 000 р.).

Обращаем внимание на то, что, помимо указанного возврата подотчета и проводок, здесь нужно отобразить еще три операции. Первая: расходы на канцтовары по утвержденному авансовому отчету, вторая - выдача наличных кассиру для того, чтобы положить их на р/с, третья - внесение этих денег на р/с.

Пример 2. Возврат неизрасходованного остатка на расчетный счет с условными данными

Сотрудника ООО «Проект» Богатырева Н. С. отправили в командировку на 5 дней. При этом ему перечислили на банковскую карту аванс 10 000 р. Командированный, приехав обратно, отчитался о том, что потратил 9 000 р. Непотраченную тысячу он сам перевел на р/с компании, обозначив при этом в назначении платежа, что это «возврат неиспользованной подотчетной суммы за проезд». Бухгалтерия компании отобразила:

• Дт 71 Кт 51 - перечисление командировочных (10 000 р.) на карту сотрудника;
• Дт 51 Кт 71 - возврат непотраченного остатка (1 000 р.) командированным по безналу, на р/с компании.

Попутно бухгалтерия должна отобразить утверждение авансового отчета с расходами.

Что делать, если работник не вернул остаток подотчетной суммы

Подотчетные средства не облагаются НДФЛ и взносами. Но если работник не смог подтвердить документально расходы (не отчитался), ничего не вернул, данные средства признаются доходом, облагаются и налогом, и взносами.

Наниматель имеет право производить удержание подотчетных сумм из заработной платы работника (в случае их невозврата)!

Если же этот работник уволился и расчеты с ним прекращены, то вернуть деньги наниматель может только в судебном порядке. В подобных случаях уместны следующие проводки:

• Дт 94 Кт 71 (подотчетная сумма, которую работник вовремя не вернул);
• Дт 70 Кт 94 (удержание данной суммы из заработка сотрудника).

Итоги

1. Возврат не потраченных подотчетным работником сумм обязателен и допускается как наличным, так и безналичным путем. Для отображения этой операции используют сч. 71, сч. 51 (Касса) либо 51 (Р/с).
2. Если работник не вернул неизрасходованный остаток, наниматель может удержать его из заработка. При отображении этой операции задействуется сч. 94.