Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении

28.07.2023
0
Удержание за неотработанный отпуск при увольнении приводит к возникновению долга сотрудника перед работодателем. В некоторых случаях этот долг можно удержать, а в некоторых нет. О том, какой приказ необходимо издать в сложившейся ситуации, как в 2023 году отразить данный долг в 1С и при расчете налогов, пойдет речь в сегодняшней публикации.

Когда возникает отпуск авансом?

Согласно ст. 122 ТК РФ право на ежегодный отпуск возникает у физлица спустя полгода после начала деятельности по трудовому договору, а при согласовании с работодателем — и ранее обозначенного срока. Длительность очередного отдыха не может быть менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В случае расторжения взаимоотношений по инициативе сотрудника компания может удержать при увольнении выданные суммы за отпуск, предоставленный авансом.

Статья по теме: Отпуск авансом Отпуск авансом сотрудник может попросить через полгода работы у одного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Но в силу различных обстоятельств, дни отдыха могут понадобиться ему и раньше. Можно ли взять отпуск авансом за период, который еще не отработан? На этот вопрос ответим в нашей статье. Подробнее

Основание — получение сотрудником отпускных за предстоящий календарный год, который отработан не полностью. Право удержания переплат работодателем в целях окончательного расчета с персоналом дается организациям ст. 137 ТК РФ, где перечислены актуальные юридические основания взыскания сумм.

Не разрешается производить удержания по отпускам авансом при увольнении:

  1. В связи с отказом сотрудника переводиться на другое место занятости по медицинским причинам или при отсутствии подходящего вида работы на предприятии.
  2. По причине ликвидации компании либо индивидуального предпринимателя.
  3. В связи с официальным сокращением персонала компании / ИП.
  4. По причине смены владельца бизнеса.
  5. Вследствие призыва работника на военную или альтернативную гражданскую службу.
  6. При восстановлении по решению трудовой инспекции или судебных органов ранее уволенного сотрудника.
  7. По причине медицинского несоответствия состояния здоровья выполнению трудовых обязанностей.
  8. В связи со смертью ИП.
  9. По различным обстоятельствам, признанными Правительством РФ форс-мажорными.

Если хотя бы одно из приведенных оснований имело место, работодатель не вправе производить удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск. Если же прекращение трудовых обязательств происходит по другим причинам, решение о взыскании излишне выданных сумм должно быть принято не позже одного месяца с момента окончания периода, установленного для возврата задолженности.

Можно ли избежать удержаний

Взаимоотношения между работодателем и работником есть результат, в основе которого лежит договор. В отношении полученных авансом отпускных также действует договорной принцип. Законодательство не запрещает работодателю простить долг, возникший у его сотрудника и не требовать у него его погашения в случае, если между двумя сторонами достигнуто определенное соглашение.

Следует помнить, что, ввиду того, что одной из сторон соглашения об отказе от удержаний выступает юридическое лицо, следовательно, процедура прощения долга в обязательном порядке должна быть оформлена документально. Кроме того, у работодателя возникают обязательства по корректировке налоговых обязательств.

Процедура прощения долга начинается с оформления соответствующего соглашения, в котором прописаны условия о прощении долга по выплаченным авансом отпускным. Помимо обязательных реквизитов, в данном документе в обязательном порядке должна быть прописана сумма, подлежащая прощению. Документ подлежит подписанию обеими сторонами договоренности.

Как правило, к составлению соглашения прибегают в тех случаях, когда на этом настаивает сотрудник, который просит документальное подтверждение факта прощения долга, опасаясь, что работодатель может впоследствии взыскать с него данную сумму в судебном порядке.

Существует второй, более простой вариант оформления прощения долга — это составление уведомления, которое достаточно просто вручить работнику под подпись. Обязательство считается погашенным с момента получения сотрудником данного уведомления. Именно для подтверждения даты погашения обязательства необходима подпись сотрудника. Кроме того, нелишним будет добавить фразу о том, что работник согласен с решением работодателя о прощении долга.

Что делать, если при увольнении невозможно удержать все выданные авансом отпускные

Бывают случаи, когда суммы, начисленной при увольнении, недостаточно для покрытия долга, возникшего в связи с выплатой отпускных авансом.

В данном случае единственным выходом из сложившейся ситуации является добровольное согласие работника погасить свой долг. Если соглашение о добровольном возмещении долга не достигнуто, то согласно законодательства права взыскать с работника данную сумму в судебном порядке у работодателя нет.

Важно! Согласно ст. 137 ТК РФ при увольнении работника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты, т.е. единственная возможность удержать долг возникает только в момент выплаты последней заработной платы непосредственно при увольнении. Кроме того, удержание не может превышать 20% от зарплаты, выплачиваемой сотруднику «на руки».

Таким образом, единственная возможность вернуть «непрощенный» долг — это достигнуть с сотрудником соглашения о добровольном возмещении излишне уплаченных денежных средств.

Удержать излишне выплаченные суммы можно на основании приказа руководителя. Как правильно составить такой документ, узнайтек в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно. 

Корректировка налога на прибыль в связи с отказом от удержания за авансовый отпуск

Если использованный авансом отпуск и увольнение приходятся на разные налоговые периоды, то в бухгалтерском учете необходимо уменьшить сумму отпускных, списав долг сотрудника с баланса.

Для целей налогового учета следует скорректировать затраты — сумма прощенного долга не может быть включена в расходы. Суммы удержанного НДФЛ и исчисленных страховых взносов пересчитывать не нужно.

Рассмотрим более подробно процесс регистрации корректировок для целей бухгалтерского и налогового учетов.

Бухгалтерский учет

На дату увольнения работника необходимо скорректировать отпускные на сумму неотработанных дней. Суммы НДФЛ и страховых взносов остаются без изменений. В ходе корректировки возникает долг сотрудника перед организацией, который работодатель прощает сотруднику. Именно эту сумму долга необходимо списать с баланса. В учете следует зарегистрировать следующие бухгалтерские записи:удержание за использованный авансом отпуск проводки

Описанный выше порядок вытекает из пункта 1 статьи 5, пункта 8 статьи 3, пунктов 1, 3 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Инструкции к плану счетов (счета 70, 91).

Налог на прибыль

Отпускные, перечисленные сотруднику за неотработанные дни признаются излишне выплаченными только в момент увольнения работника из организации. Корректировать отпускные в части расходов необходимо за тот налоговый период, на который приходится увольнение сотрудника. Данное обстоятельство не влечет за собой необходимости представлять уточненную декларацию по налогу на прибыль за период, на который пришлась выплата отпускных. Рассчитывая налог на прибыль, сумма прощенного долга не должна быть учтена в расходах, в виду того, что данный расход является необоснованным.

НДФЛ и страховые взносы

В момент выплаты отпускных, организация как налоговый агент удерживает НДФЛ. Повторное начисление и удержание налога на доходы при прощении долга не предусмотрено. Доход в виде отпускных в справке о доходах и сумм налога физического лица следует отразить с кодом «2012», а сумму излишне выплаченных и прощенных отпускных выделять отдельным кодом нет необходимости. Кроме того, не корректируется и база по страховым взносам.

Расчет авансовых отпускных: формула

Первое, с чего нужно начать при подсчете суммы, подлежащей удержанию, это определение количества месяцев, которые сотрудник не отработал до окончания рабочего года при отпуске авансом. После этого можно приступать к вычислению суммы долга.

Для подсчета неотработанных месяцев необходимо принимать в расчет полностью отработанные месяцы. Остатки дней, которые были отработаны не полностью округляются по общепринятым правилам округления — пограничной датой является 15-ое число. Остаток до 14 календарных дней включительно округляется в меньшую сторону, остаток от 15 дней и выше — округляется в большую сторону до полного месяца.

Пример расчета фактически отработанных месяцев при увольнении сотрудника до окончания рабочего года при отпуске авансом: пример расчета фактически отработанных месяцев

Следующим шагом является непосредственно расчет общей суммы задолженности за неотработанные месяцы. Для этого необходимо воспользоваться следующей формулой:общая задолженность за неотработанные месяцы формула расчета

Рассчитав сумму задолженности сотрудника перед организацией, которая подлежит возмещению, следует помнить, что законодательство не позволяет удержать более 20% от суммы, причитающейся сотруднику к выплате. Не исключение и денежные средства, получаемые сотрудником при увольнении. Таким образом, сумму фактического долга в обязательном порядке необходимо сравнить с суммой, равной 20% от заработной платы.

Продолжим начатый выше пример.

Пример расчета суммы удержаний из зарплаты сотрудника за неотработанные дни отпускарасчет суммы удержаний за неотработанный отпуск пример

Для расчета суммы задолженности мы применили предложенную выше формулу. Таким образом, сам расчет выглядит следующим образом:расчет суммы удержаний из зарплаты за неотработанный отпуск

В день выплаты заработной платы у увольняющегося сотрудника было удержано 100% суммы долга, в виду того, что данная сумма не превысила 20% от суммы выплаты за минусом НДФЛ.

В случае, если сумма долга превышает размер максимально допустимой суммы к удержанию, то вычету подлежит сумма возможных удержаний.

Удержание за неотработанный отпуск: процедура и проводки

В бухгалтерском учете удержание за неотработанные дни отпуска регистрируются в виде корректировочных записей.

В случае, когда отпускные были начислены за счет оценочного обязательства на оплату отпусков, проводки выглядят следующим образом:удержание за неотработанный отпуск проводки

Если же организацией принято решение не создавать оценочные обязательства, то бухгалтерская проводка будет иметь следующий вид:какими проводками отражать удержание за неотработанный отпуск

Корректировочные записи необходимо делать на основании бухгалтерской справки.

Итоги

Удержание за выплаченный авансом отпуск при увольнении может быть осуществлен только из получаемой увольняющимся сотрудником суммы окончательного расчета. Законодательством предусмотрен ряд случаев, когда удержание долга запрещено, кроме того, долг может быть прощен работодателем.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Вы — юрист или бухгалтер?
Можете разместить интересную статью под своим авторством на нашем сайте!
Укажем вас в качестве автора и добавим в пул экспертов сайта
Пишите на почту: zabota@spmag.ru
Посмотрите другие статьи и образцы документов раздела: Отпуск
Оставить комментарий