Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы. Каким образом исправить ситуацию, и какими бухгалтерскими записями оформить удержание переплаты, расскажет эта статья.
Удержание излишне выплаченной заработной платы
Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка. Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:
- если результатом чрезмерной выплаты стала счетная ошибка, т.е. допущенная при арифметических подсчетах;
- если зарплата рассчитана на основании документов, подтверждающих выполнение плановых заданий, а затем доказано (комиссией по трудовым спорам или судом) невыполнение норм труда или нахождение в простое;
- если переплата зарплаты была вызвана незаконными действиями сотрудника, к примеру, подачей документов на стандартные вычеты НДФЛ, которые ему не полагаются, что также потребует соответствующего судебного решения.
В других случаях излишне выданную сумму заработка удержать с сотрудника невозможно. Вернуть ее можно только на основании письменного согласия на удержание. Бухгалтеру это обстоятельство следует учитывать. Надо заметить, что большинство подобных ситуаций разрешаются в мирном ключе, и сотрудник, получивший сумму, превышающую полагающийся заработок, дает разрешение на удержание. Мы же рассмотрим техническую сторону проблемы и приведем примеры корректировочных проводок.
Возврат излишне выплаченной заработной платы в бухучете
Поскольку начисление зарплаты отражается по К/ту 70 с Д/та производственных счетов (20, 23, 26, 29 и др.), то в корректировочным будет сторнирование этих же корреспонденций счетов на сумму переплаты. Наиболее оптимальным способом возврата специалисты считают списание сторнированной суммы на счет 73 (Д/т 73 К/т 70), а уже с него производят удержание.
Следует помнить, что удерживать из зарплаты сотрудника по инициативе работодателя можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Исключением является только желание работника, либо письменно подтверждающего удержание суммы в полном объеме (если она выше 20% заработка), либо собственноручно внесшего переплату в кассу компании.
Рассмотрим на примере, как удержать излишне выплаченную зарплату.
В августе бухгалтер фирмы, работающей на ОСНО, обнаружил в расчете зарплаты за июль счетную ошибку: продавцу-консультанту Иванову Р.Т. сверх полагающейся суммы было излишне начислено и выплачено 10 000 руб.
Оклад Иванова составляет 30 000 руб. в месяц. Компания платит страховые отчисления по общим тарифам + взносы на страхование от несчастных случаев в размере 0,2%. Выплата зарплаты осуществляется по окончании месяца.
Удерживать придется не более 20% с начисленной зарплаты, поэтому размер удержания составит 5220 руб. (30000 – 30000 * 0,13) * 20/100 = 5220 руб. Поскольку в сумму переплаты входит НДФЛ (который следует вернуть), то излишне выплаченная заработная плата будет составлять 8700 руб. (10000 – 10000 руб. × 0,13).
Корректировке подлежат и перечисленные страховые отчисления. Корректировочные проводки таковы:
Содержание операции
Д/т
К/т
Сумма
СТОРНО излишне начисленной суммы
26
70
10 000
Сумма переплаты списана на расчеты с сотрудниками по прочим операциям
73
70
8700
СТОРНО НДФЛ с удержанной суммы 13% от 10 000
70
68
1300
СТОРНО взносов в ФСС 2,9% от 10 000 + 0,2% от 10 000
26
69
310
СТОРНО платежей в ПФР 22% от 10 000
26
69
2200
СТОРНО взносов в ФФОМС 5,1% от 10 000
26
69
510
Начислена з/пл за август
26
70
30 000
Удержан НДФЛ из зарплаты за август
70
68
3900
Из з/пл за август удержана излишне выплаченная сумма
70
73
5220
Выдана из кассы зарплата за август (30 000-3900-5220)
70
50
20 880
Начислена з/пл за сентябрь
26
70
30 000
Удержан НДФЛ из зарплаты за сентябрь
70
68
3900
Из з/пл за сентябрь удержана переплата за июль (8700-5220)
70
73
3480
Выдана из кассы зарплата за сентябрь (30 000-3900-3480)
70
50
22 620
Возврат в кассу излишне выплаченной зарплаты: проводки
Если сотрудник возвращает излишне начисленную и полученную сумму в кассу, то бухгалтерские записи будут следующими:
- Д/т 20,23,26 К/т 70 – сторнирована переплата зарплаты;
- Д/т 73 К/т 70 – сумма переплаты списана на прочие расчеты с персоналом;
- Д/т 50 К/т 73 – принята в кассу сумма переплаты;
- Д/т 70 К/т 68 – сторно начисленного НДФЛ;
- Д/т 20,23,26 К/т 69 – сторнировочные проводки по страховым взносам с суммы переплаты.
Если осуществить удержание невозможно
Случается, что вернуть ошибочно выплаченную зарплату невозможно. Например, сотрудник уволился и уехал. В подобных случаях сумму переплаты взыскать нереально, и она признается безнадежной дебиторской задолженностью. Сумму долга списывают за счет средств резерва по сомнительным долгам (при его наличии) либо, если резерв не создан, относят на убыток, включив ее в состав прочих затрат.
В учете списание долга по зарплате отражается проводками:
- Д/т 76 К/т 73 – списана излишне выплаченная зарплата;
- Д/т 91-2 К/т 76 – списан долг по зарплате, нереальный ко взысканию.
