Кто будет вести электронную трудовую книжку
Законодательство возлагает на СФР (ранее - ПФР) обязанность по хранению сведений о трудовой деятельности всех граждан. Сам Фонд записи о трудовой деятельности не формирует. Все данные поступают от работодателей. Отчитаться компании и ИП, имеющие наемных работников, должны в оговоренные законом сроки.
В 2023 году сведения о приеме и увольнении передаются не позднее следующего рабочего дня, о прочих изменениях сообщают не позже 25 числа следующего месяца. При отсутствии кадровых изменений отчитываться в СФР не нужно.
Каждая запись в электронной книжке создается на основании информации, переданной в Социальный фонд работодателем.
Читайте также: Уведомление о введении электронной трудовой книжки: образец
Как выглядит электронная трудовая книжка
Фактически, электронная трудовая книжка – это сведения о работе, хранящиеся в компьютерной базе СФР. Она содержит такие же данные, что и привычный бумажный экземпляр книжки (за исключением награждений и поощрений). Для всех участников документооборота: работодателей, сотрудников и Социального фонда разработаны свои формы, отражающие информацию о трудоустройстве каждого человека. Сведения в них одни и те же, только каждый работодатель отражает данные по периоду работы именно у него, а СФР формирует записи по всем местам работы человека.
Читайте также: Пошаговая инструкция перехода на электронные трудовые книжки
Форма электронной трудовой книжки для работодателей
ИП и компании в 2023 году заполняют для СФР форму ЕФС-1 (утв. Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п ). На каждого сотрудника составляется отдельный документ. В бланке указывается фамилия, имя, отчество, СНИЛС работника, а также сведения о его трудовой деятельности.
Если сотрудников в отчетном месяце 25 и более, отчет передается электронно. Спецоператоры связи уже учли нововведения и дают возможность компаниям заполнить и отправить сведения по утвержденному формату.
У компаний с меньшей численностью есть выбор – они могут предоставить бумажные экземпляры утвержденной формы либо направить отчетность в электронном формате. Скачать бесплатную программу для подготовки сведений можно на официальном сайте СФР.
Читайте также: Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности
Электронная трудовая книжка 2023: как выглядит форма для работников
Для передачи сотрудникам Минтруд разработал форму «Сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем» СТД-Р (обновлена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ представляет собой фактически выписку из трудовой книжки. Трудовой кодекс РФ позволяет передавать сотруднику как бумажный документ, так и его электронную форму, подписанную усиленной ЭЦП.
Запросить форму у работодателя можно в любое время. Документ выдается в течение 3-х рабочих дней. В нем будет отражена информация по последнему месту трудоустройства (ст. 66.1 ТК РФ).
В обязательном порядке бланк выдается работнику при увольнении. При невозможности вручения формы сотруднику в день увольнения, СТД-Р нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением (иначе невыдача может расцениваться как нарушение трудовых прав работника).
Как получить из СФР сведения из электронной книжки
По запросу граждан электронная трудовая книжка доступна для просмотра и распечатки. Минтруд предписывает использовать форму СТД-СФР для предоставления гражданам сведений об их трудовой деятельности из информационной базы Социального фонда (Приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н).
Где можно будет получить документ:
- в любом МФЦ;
- в любых отделениях Социального фонда.
Запросить сведения можно и через личный кабинет СФР или портал Госуслуг. Для этого гражданин должен быть авторизован на указанных сайтах.
Итак, как выглядит электронная трудовая книжка? Фото ее представить нельзя, поскольку она не имеет физического носителя, а представляет собой информацию о работе человека в цифровом формате, предоставляемую работодателями и хранящуюся в базе СФР.
